ERP voor het MKB, op maat
ERP op maat: 1 systeem dat zich aan jouw bedrijf aanpast, module voor module.
ERP op maat is 1 systeem voor de kern van je bedrijf, afgestemd op jouw manier van werken. Het woord ERP is een afkorting van enterprise resource planning: klanten, orders, planning, voorraad, inkoop en facturen op 1 plek. Bij een standaard-ERP pas jij je werkwijze aan het pakket aan. Bij ERP op maat tekenen we eerst je proces. Daarna bouwen we alleen de modules die je nodig hebt, 1 voor 1, op hetzelfde klantenbestand. Je begint met de module die het meeste oplevert.
De eerste schets kost niets. Daarna beslis je per fase of we doorgaan.
Herkenbaar?
Waar het nu wringt: dezelfde klant op 4 plekken
Zonder ERP heeft elk onderdeel van je bedrijf zijn eigen bestand. Dat werkt, tot je moet uitzoeken wat er met 1 order is gebeurd.
- Detail 1OfferteKnelpunt 1De offerte staat in Word.Prijzen komen uit een oude offerte of uit iemands geheugen. Wat er beloofd is, staat alleen in dat document.
- Detail 2OrderKnelpunt 2De order komt binnen per mail.Wie hem leest, stuurt hem door of print hem. De rest van het bedrijf weet nog van niets.
- Detail 3VoorraadKnelpunt 3De voorraad staat in voorraad.xlsx.Bijgewerkt als iemand eraan denkt. Ligt het er echt? Dat weet je pas als je gaat kijken.
- Detail 4AdresKnelpunt 4Het klantadres staat op 4 plekken.In de offerte, de order, de voorraadlijst en de boekhouding. Gaat een klant verhuizen, dan klopt er altijd wel ergens 1 niet.
Waarom standaard-ERP voor het MKB vaak wringt
Grote ERP-pakketten zijn ontworpen voor grote organisaties. Voor een MKB-bedrijf schuurt het meestal op 4 punten:
- Te groot. Tientallen modules en honderden instellingen, terwijl jij vooral orders, klanten en facturen op orde wilt.
- Het pakket bepaalt de volgorde. Juist de uitzonderingen waarmee je geld verdient, passen er net niet in. Wat er niet in past, belandt in een Excel ernaast.
- Aanpassen maakt elke update duur. Laat je een standaardpakket ombouwen, dan moet dat bij elke nieuwe versie opnieuw getest of aangepast worden.
- De invoering wordt een project. Werkgroepen, consultants en maanden overzetten. Daarna werkt het vaak nog niet zoals jij werkt.
Wat is een ERP op maat?
Een ERP is 1 systeem waarin de kern van je bedrijf samenkomt: klanten, orders, planning, voorraad, inkoop en facturen. Bij ERP op maat haal je dat systeem niet uit een doos. We bouwen het naar de manier waarop jouw bedrijf werkt.
Het verschil zit in de volgorde. Een standaardpakket zegt: dit zijn onze schermen, richt je werk daar maar op in. Bij maatwerk tekenen we eerst je proces van eerste klantcontact tot factuur. Pas daarna bouwen we dat.
Modules die op 1 klantenbestand draaien
Een module is een afgebakend stuk van het systeem, bijvoorbeeld offertes, orders, voorraad of facturen. Alle modules lezen en schrijven in hetzelfde klantenbestand. Past iemand een adres aan, dan klopt het meteen overal. Vaak begint een ERP op maat als 1 maatwerk applicatie en komen er later modules bij.
Keuzehulp
Standaard of op maat: zo kies je
Een standaard-ERP past als:
- je werkt zoals de meeste bedrijven in je branche;
- het pakket bijna alles doet wat je nodig hebt;
- je geen eigen software wilt laten onderhouden.
ERP op maat past als:
- je je geld verdient met een werkwijze waar geen pakket op past;
- je nu meerdere pakketten en lijsten met de hand aan elkaar knoopt;
- je klein wilt beginnen en per module wilt uitbreiden.
De derde weg: houd je pakket en koppel. Doet AFAS of Exact Online je boekhouding goed, dan hoeft dat niet weg. Een koppeling laat je eigen modules en het pakket dezelfde gegevens gebruiken. Bij AFAS-alternatief lees je wanneer welke route past. Hoe dat per pakket werkt, lees je bij AFAS-koppeling en Exact Online-koppeling.
Voorbeeldtekening
Per sector: 5 voorbeeldtekeningen
Hoe een ERP op maat eruitziet, hangt af van het werk. Voor 5 soorten bedrijven tekenden we een voorbeeld: de stappen die in die sector gebruikelijk zijn, waar het meestal knelt en hoe het straks kan lopen. Het zijn voorbeelden, geen klanten.
- VoorbeeldtekeningERP voor productiebedrijvenAanvraag, calculatie, planning en nacalculatie in 1 lijn.
- VoorbeeldtekeningERP-software voor groothandelInkoop, ontvangst, voorraad, order en picken, leveren en factuur.
- VoorbeeldtekeningSoftware voor je betonbedrijfVoor een betoncentrale: van order en mengsel tot betonbon.
Zo bouwen we het
Eerst tekenen we, samen met de collega's die het werk uitvoeren, de hele route van een order door je bedrijf. De tekening op de homepage laat zien hoe dat eruitziet. Daarna kies je de module die het meeste oplevert; dan krijg je voor die fase een vaste prijs. Die module draait al terwijl wij aan de volgende werken, op hetzelfde klantenbestand. Wie tekent, bouwt ook: meer over die aanpak bij maatwerk software laten maken.
Wat je krijgt
Wat je van ons mag verwachten
Een ERP op maat bouw je niet in 1 keer. Wat je bij elke stap van ons krijgt:
- Een tekening van de route die een order door je bedrijf aflegt, voordat er iets gebouwd wordt. Die tekening is van jou, ook als je stopt.
- Een vaste prijs voor elke fase, die je kent voordat de fase begint.
- Zelf bepalen met welke module we beginnen. Terwijl jij die gebruikt, bouwen wij aan de volgende.
- Gebouwd wordt er pas als jij zegt dat de tekening klopt.
Hoe het uitpakt bij bedrijven die al met ons werken, lees je bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.
Lees ook
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een ERP op maat en een standaard-ERP?
Een standaard-ERP is gebouwd voor de gemiddelde organisatie: jij past je werkwijze aan en betaalt licenties per gebruiker, ook voor functies die je nooit gebruikt. Een ERP op maat wordt rond jouw proces gebouwd: alleen wat je nodig hebt, precies zoals jij werkt.
Wat kost een ERP op maat?
Het aantal modules en de koppelingen bepalen de prijs. Voordat de bouw begint, krijg je per fase een vaste prijs, zodat je per module kunt beslissen of je doorgaat. Bedragen geven we pas na de tekening. Uitleg staat bij wat software op maat kost.
Hoe lang duurt de implementatie?
Implementatie is het moment waarop het systeem in gebruik gaat. Bij ERP op maat gebeurt dat niet in 1 keer: de eerste module draait al terwijl de rest nog wordt gebouwd. Hoeveel tijd het kost, hangt van je proces af, dus een termijn beloven we vooraf niet. Ligt de tekening er, dan hoor je per module de datum waarop hij in gebruik kan.
Kunnen we starten met 1 module?
Ja, dat raden we aan. Begin bij het onderdeel dat nu de meeste uren of fouten oplevert, bijvoorbeeld orders of facturen. Zie je dat werken, dan beslis je over de volgende.
Koppelt een ERP op maat met onze boekhouding?
In de regel wel; voor AFAS en Exact Online deden we dat al. Je boekhouding blijft waar hij staat en facturen kunnen er automatisch in terechtkomen. Welke koppeling jij nodig hebt, bepalen we samen bij het tekenen.
Is een ERP op maat ook iets voor kleine bedrijven?
Juist. Veel MKB-bedrijven zitten tussen Excel en een groot pakket in: te groot voor losse lijstjes, te klein voor software die op honderden gebruikers rekent. Omdat je met 1 module begint, groeit het systeem mee met je bedrijf. Werk je als klusbedrijf in de bouw en wil je iets kant-en-klaars, dan is Gereed misschien al genoeg.
Kunnen we ons huidige ERP stap voor stap vervangen?
Ja. Het oude systeem blijft draaien terwijl we module voor module het nieuwe maken. Pas als een module met jouw gegevens hetzelfde doet als het oude onderdeel, stap je erop over. Hoe dat gaat, lees je bij verouderde software vervangen.
Wat als SwiftBase stopt terwijl ons bedrijf op dit systeem draait?
Dan draait het door: elke betaalde fase is al van jou. Wat er dan verder gebeurt, staat in artikel 19.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Staat dezelfde klant bij jou op 4 plekken? Teken met ons welke module als eerste op 1 bestand moet. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag