De voorraad staat in Excel
Eén bestand dat nooit helemaal klopt met wat er echt in het magazijn ligt. Je verkoopt nee terwijl het artikel er wel ligt, of je zegt toe wat er niet blijkt te zijn. Echt tellen gebeurt pas als het al is misgegaan.
Software voor inkoop, voorraad en verkoop
ERP voor je groothandel: grip op orders, voorraad en inkoop.
Een voorraadlijst in Excel, bestellingen via mail, telefoon en appjes, inkoop op gevoel: dat houdt geen groothandel vol. Grote standaardpakketten zijn voor het MKB vaak te zwaar en te duur, want je gebruikt er maar een tiende van. Daarom bouwt SwiftBase een ERP op maat voor groothandels: eerst tekenen we jouw proces uit, van bestelling tot levering, daarna bouwen we precies dat.
Vrijblijvend · je krijgt direct een eerste schets van je proces
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Herkenbaar?
Waarom een groothandel en losse lijstjes niet samengaan
In een groothandel hangt alles met alles samen: een bestelling wordt een pickbon, een pickbon wordt een levering, een levering wordt een factuur. Toch leeft elke stap vaak in een ander systeem: een sheet, een mailbox, een stapel papier in het magazijn.
Bestellingen komen overal binnen
De ene klant mailt, de andere belt, een derde appt de verkoper rechtstreeks. Alles moet daarna alsnog overgetypt worden in de sheet. Wat niet wordt overgetypt, bestaat niet.
Inkoop op gevoel
Bijbestellen gebeurt op onderbuikgevoel in plaats van op verbruik. Van het ene artikel ligt er te veel geld op de plank, het andere is net op als een grote klant belt.
Pickfouten en onbekende marge
De pickbon is onduidelijk of verouderd, dus het verkeerde artikel gaat mee. En wat de marge per klant of per artikel is, weet eigenlijk niemand precies. Fouten leiden tot discussie en geld dat later binnenkomt.
De oplossing
Eén systeem rond jouw groothandelsproces
Grote standaardpakketten zijn gebouwd voor grote spelers: zware ERP-systemen vol schermen en modules die jouw mensen nooit openen. Aan de andere kant is Excel te licht voor een voorraad die de hele dag beweegt. Daartussen zit maatwerk. Een ERP klinkt groot, maar het is niets anders dan één systeem waarin jouw hele proces samenkomt: van binnenkomende bestelling tot betaalde factuur.
Concreet betekent dat: bestellingen staan op één plek, of ze nu per mail, telefoon of appje binnenkomen. De voorraad beweegt automatisch mee met elke verkoop en elke ontvangst, dus het systeem toont wat er werkelijk in het magazijn ligt. Het magazijn pickt met een duidelijke digitale pickbon per order, in een logische volgorde in plaats van een onduidelijk briefje. Inkoopvoorstellen komen uit het echte verbruik in plaats van uit onderbuikgevoel. En zodra een levering de deur uit is, staat de factuur klaar: geen overtypwerk, geen dagen vertraging. Je ziet bovendien per klant en per artikel wat je er echt aan verdient. Een koppeling met je boekhoudpakket hoort daar vanzelfsprekend bij; welke dat wordt, bekijken we in de kennismaking.
Je start met het onderdeel dat nu de meeste tijd kost, vaak de voorraad of de orderverwerking. Wat dat kost lees je op wat kost maatwerk software. Wil je eerst weten hoe zo'n systeem in elkaar steekt? Lees dan ERP op maat ERP voor productiebedrijven ERP voor groothandel. Werk je nu vooral in sheets? Dan is Excel vervangen door software een goede eerste stap. Draai je op een verouderd pakket waarvan je maar een deel gebruikt? Kijk dan bij verouderde software vervangen.
Zo werkt het
Eerst tekenen, dan bouwen
Dezelfde aanpak als bij onze andere klanten. Zo ging schildersbedrijf Schilders En Zo van drie avonden administratie per week terug naar één avond.
01Tekenen
We tekenen jouw proces uit, op de zaak
Samen met de verkoop, de inkoop en de mensen in het magazijn brengen we het volledige proces in kaart: van binnenkomende bestelling tot betaalde factuur. Juist op de vloer zien we wat er echt gebeurt. De kennismaking en de eerste schets zijn gratis.
02Prijs
Vaste prijsindicatie per fase
Op basis van de tekening krijg je een vaste prijsindicatie per fase, zwart-op-wit. Ben je na de tekenfase niet overtuigd, dan stopt het daar, zonder verplichtingen.
03Bouwen
Module voor module live
Wie het proces uittekende, schrijft ook de code. Elk onderdeel wordt getest met jouw eigen orders en artikelen. Na livegang blijven we beschikbaar voor onderhoud en doorontwikkeling.
“Dit maakt mij enthousiast! Mijn werk wordt weer mijn hobby.”
Cliff MaholtraAFA Cup, sporttoernooi
Eerlijke antwoorden
Veelgestelde vragen over ERP voor groothandel
Wat kost een ERP voor een groothandel?
Grofweg van een paar duizend euro voor een eerste module tot enkele tienduizenden euro's voor een compleet systeem. De prijs hangt af van het aantal onderdelen dat je wilt vervangen. Na de gratis kennismaking en de procestekening krijg je een vaste prijsindicatie per fase, zwart-op-wit.
Kan het koppelen met onze boekhouding of webshop?
In veel gevallen wel. Facturen hoeven dan niet opnieuw ingevoerd te worden in je boekhoudpakket en webshoporders komen direct het systeem binnen. Koppelingen zijn maatwerkonderdelen: welke pakketten je gebruikt en wat een koppeling oplevert, bespreken we tijdens de gratis kennismaking.
Kunnen we met barcodes of scanners werken?
Dat kan, als jouw proces erom vraagt. Omdat we op maat bouwen, bepalen we samen of scannen bij ontvangst, bij het picken of allebei zinvol is. Voor veel groothandels is een duidelijke digitale pickbon op een telefoon of tablet al een grote stap; scanners voegen we toe als ze echt fouten voorkomen.
Moeten we in één keer overstappen?
Nee. We bouwen module voor module: het onderdeel dat nu de meeste tijd kost gaat als eerste live, vaak de voorraad of de orderverwerking. De rest van je werkwijze blijft gewoon doordraaien tot de volgende module klaar is. Zo blijft de overstap behapbaar voor jou en je team.
Onze voorraad staat nu in Excel. Kan die mee?
Ja. Je bestaande lijsten met artikelen, voorraden en klanten nemen we mee als startpunt en zetten we over naar het nieuwe systeem. Vanaf dat moment telt de voorraad vanzelf mee met elke order en elke ontvangst, zodat de lijst niet langer los van het magazijn leeft.
Van wie is de software na oplevering?
Van jouw bedrijf. Na oplevering is het systeem eigendom van jouw bedrijf, inclusief je gegevens. Je zit dus niet vast aan licenties per gebruiker van een pakketleverancier. Voor onderhoud en doorontwikkeling maken we aparte afspraken, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Even praten
Vertel ons waar het misgaat
Plan een gratis, vrijblijvende kennismaking. We luisteren naar hoe je nu werkt, laten zien hoe software rond jouw proces eruit kan zien en schetsen samen de eerste versie. Die schets is van jou, ook als je niet met ons verdergaat.
Plan een gratis kennismaking
GratisLaat jouw gegevens achter, dan plannen we samen een eerste gesprek in. Binnen één werkdag reactie.
Jouw gegevens blijven bij ons. Nooit salesspam.