ERP voor je groothandel op maat: van inkoop tot factuur.
ERP-software voor groothandel zet inkoop, voorraad, orders en facturen in 1 systeem: je ziet wat er binnenkomt, wat er op de plank ligt en wat de deur uitgaat. De tekening hieronder toont dat voor een groothandel die werkt met mail, Excel en een boekhoudpakket. Het is een voorbeeld, geen klant.
Dezelfde tekening
De tekening in woorden
Bovenaan zie je hoe een artikel nu door het bedrijf gaat, van bestellen tot factuur. Daaronder zie je hoe dat straks gaat. De nummers horen bij de gearceerde vakken in de tekening.
Zo gaat het nu
- Inkoop. Wie inkoopt, loopt langs de stellingen (rekken) en bestelt bij de leverancier als een bak bijna leeg lijkt. Wat al besteld is, staat in iemands mailbox. Het magazijn weet dus niet wat er onderweg is.
- Ontvangst. De leverancier stuurt een pakbon mee: de lijst van wat er in de levering zit. Die wordt met pen afgevinkt en gaat in een la. Ontbreekt er iets, dan volgt een nalevering: het deel dat de leverancier later nastuurt. Alleen staat nergens wat er nog moet komen.
- Voorraad. De voorraad staat in voorraad.xlsx en wordt later bijgewerkt, als iemand eraan denkt. Volgens het bestand ligt een artikel er nog, in de stelling is het op. Wie een klant aan de lijn heeft, gaat dus eerst even kijken.
- Order en picken. Orders komen binnen via mail, app en telefoon en worden overgetypt. Het magazijn pickt van een uitgeprinte pickbon: de lijst van wat er voor 1 order uit de stellingen moet. Een verkeerd artikel valt pas op bij de klant.
- Leveren en factuur. Pakbon en factuur worden apart getypt, de factuur vaak pas aan het eind van de week. De prijs die met een klant is afgesproken, kent alleen wie die klant spreekt. Een nalevering komt niet altijd op een factuur.
Zo gaat het straks
- Inkoop. Het systeem maakt een bestelvoorstel: een lijst van wat je nu moet bijbestellen, op basis van wat je verkoopt en wat er ligt. Wie inkoopt, past het aan waar nodig en mailt het als inkooporder naar de leverancier. Een inkooporder is je bestelling bij die leverancier.
- Ontvangst. Je vinkt de levering af tegen de inkooporder, op een tablet of telefoon. Wat ontbreekt, blijft openstaan tot de nalevering binnen is.
- Voorraad. Elk artikel heeft een vaste plek in een stelling. Elke ontvangst en elke order telt meteen mee, dus het scherm zegt wat er ligt.
- Order en picken. Elke order staat op 1 lijst, of hij nu per mail, app of telefoon binnenkwam. De pickbon staat op een scherm.
- Leveren en factuur. De pakbon komt uit de order en gaat mee met de vervoerder. De factuur komt uit de pakbon met de prijs die voor die klant geldt. Zonder overtypen gaat hij naar je boekhouding. Wat je verkoopt, stuurt weer het volgende bestelvoorstel.
Wat grijs blijft: je leveranciers, je magazijn met de stellingen, de vervoerder en je boekhoudpakket.
Het voorbeeld
Zo loopt een artikel door een groothandel
Zo loopt een artikel in dit voorbeeld door een groothandel die uit eigen voorraad aan andere bedrijven levert, zoals een technische groothandel of een groothandel in verpakkingen. Bij jou zitten er misschien stappen tussen die hier ontbreken. Die tekenen we in jouw versie.
- 1
Inkoop
Je koopt in bij fabrikanten en importeurs en legt voorraad aan, zodat je klant niet hoeft te wachten. Hoeveel je bestelt, hangt af van wat je verkoopt en van de levertijd: hoe lang de leverancier erover doet. Straks: het bestelvoorstel telt wat al besteld is mee en trekt af wat voor klanten is gereserveerd.
- 2
Ontvangst
Bij elke levering tel je wat er binnenkomt en leg je dat naast de inkooporder. Klopt het niet, dan stuurt de leverancier het ontbrekende na of maakt hij een creditnota: een factuur met een minbedrag. Straks: je ziet per leverancier welke regels nog openstaan.
- 3
Voorraad
Elk artikel krijgt een vaste plek: stelling, vak en hoogte. Meestal gaat eerst weg wat het eerst binnenkwam, maar bij artikelen met een houdbaarheidsdatum wat het eerst verloopt. Straks: je telt per stelling wanneer het uitkomt en het systeem laat zien waar de telling afwijkt van wat er hoort te liggen.
- 4
Order
Klanten bestellen per mail, telefoon, app of via een webshop. Vaste klanten hebben vaak eigen afspraken, zoals een korting of een prijs die lager wordt naarmate ze meer afnemen. Straks: elke orderregel krijgt bij het invoeren vanzelf de prijs van die klant en je ziet meteen of het artikel vrij op voorraad ligt.
- 5
Picken
Orderpicken is het verzamelen van alle artikelen voor 1 order uit de stellingen. Op de pickbon staan per regel het artikel, het aantal en de plek. Straks: de regels staan in de volgorde van je looproute en wie wil, scant per regel de barcode.
- 6
Leveren
De order gaat met je eigen bus of met een vervoerder de deur uit, met een pakbon erbij. Straks: de pakbon komt uit de gepickte order, dus er staat op wat echt in de doos zit.
- 7
Factuur
Je factureert per levering of met een verzamelfactuur: 1 factuur voor alle leveringen van een week of maand. Daarop staat de betaaltermijn, de tijd die je klant krijgt om te betalen. Straks: je ziet per klant en per artikel wat je verdient.
- 8
Retour
Buiten de tekening. Komt er iets terug, dan bepaal je wat ermee gebeurt: terug in de stelling, terug naar de leverancier of afschrijven. Je klant krijgt een creditnota voor wat hij terugstuurt. Straks: een retour hangt aan de oorspronkelijke order, zodat voorraad en creditnota samen kloppen.
Regels
Betaaltermijnen, bewaarplicht en barcodes
Twee wettelijke regels en 1 afspraak raken elke groothandel. De regels zijn niet nieuw. Voor barcodes bestaat geen algemene wet.
- Betaaltermijnen tussen bedrijven
- Spreek je niets af, dan heeft een zakelijke klant 30 dagen om te betalen. Afspreken mag tot 60 dagen en langer alleen als dat voor geen van beiden nadelig is. Ben je zelf een mkb-bedrijf en lever je aan een groot bedrijf, dan moet dat bedrijf jou binnen 30 dagen betalen, ook als er een langere termijn in het contract staat. Groot is een bedrijf dat 2 boekjaren na elkaar aan 2 van deze 3 eisen voldoet: minstens 250 werknemers, meer dan € 50 miljoen netto-omzet en meer dan € 25 miljoen balanstotaal. Die grens van 30 dagen geldt sinds 1 juli 2022 en sinds 1 juli 2023 ook voor contracten van daarvoor.Bronnen: Ondernemersplein: betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente en Rijksoverheid: ondernemers moeten te lang wachten op hun geld. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Te laat betalen: rente en incassokosten
- Betaalt een klant te laat, dan mag je wettelijke handelsrente rekenen: de rente die de wet vastlegt als een bedrijf een ander bedrijf te laat betaalt. Zonder andere afspraak mag je ook een vergoeding rekenen voor incassokosten (wat het kost om je geld binnen te halen) van minstens € 40.Bron: Ondernemersplein: betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Je administratie: 7 jaar bewaren
- Je voorraadadministratie, je in- en verkoopadministratie en je debiteuren en crediteuren (wie jou nog moet betalen en wie jij nog moet betalen) zijn voor de Belastingdienst basisgegevens. Die bewaar je 7 jaar. Dat geldt ook voor bestanden en de programma's waarmee je ze gebruikt: bij een controle moeten ze bruikbaar zijn. Stap je over op een nieuw systeem, dan moeten de gegevens uit je oude lijsten dus bruikbaar blijven. Ook deze regel bestaat al lang.Bronnen: Belastingdienst: hoelang moet u gegevens bewaren? en Ondernemersplein: administratie bijhouden en bewaren. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Barcodes: een afspraak, geen wet
- De bekendste barcodes in de handel komen van GS1, de organisatie die wereldwijd unieke codes voor artikelen en zendingen uitgeeft. Een artikel heeft een GTIN, vroeger EAN genoemd; een zending of pallet krijgt een SSCC. Voor de meeste artikelen schrijft geen wet ze voor. Een uitzondering zijn onder meer medische hulpmiddelen: daarvoor vraagt de Europese wet een eigen productcode. Verkoopplatforms als bol.com en Amazon vragen er in de regel om.Bronnen: GS1 Nederland: GTIN en GS1 Nederland: SSCC. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Wat een eigen systeem hierin doet
- Software verandert niets aan wat de wet vraagt en haalt ook geen geld voor je binnen. Wel bewaart een eigen systeem bij elke factuur de afgesproken termijn. Het houdt inkoop, verkoop en voorraad 7 jaar terug te vinden en gebruikt de codes die al op je artikelen staan.
Pakket of maatwerk
Soms past een pakket voor groothandels beter
Er bestaan ERP-pakketten die gemaakt zijn voor groothandels en distributiebedrijven. Bestelvoorstel, voorraad per locatie, orders en facturen zitten daar standaard in.
Kies eerder een pakket als
- Je werkt zoals de meeste groothandels: inkopen, opslaan en uit voorraad verkopen, met vaste prijslijsten en weinig uitzonderingen.
- Je magazijn is zo groot dat je een WMS zoekt: een warehouse management system, software die elke plek en elke beweging in het magazijn aanstuurt.
- Je wilt handel en boekhouding in 1 pakket en hebt iemand die het inricht en bijhoudt.
- Niemand kan tijd vrijmaken om mee te tekenen. Maatwerk vraagt dat wie inkoopt, wie verkoopt en wie in het magazijn staat, meedenkt over de route van een order.
Maatwerk loont als je juist verdient aan wat afwijkt, zoals prijsafspraken per klant, sets die je zelf samenstelt uit losse artikelen of service bij de levering. Het loont ook als er naast je pakket een Excel-lijst draait met alles wat het pakket niet kan. Er is ook een tussenweg: je houdt je pakket voor handel en boekhouding en laat er 1 onderdeel naast bouwen dat ermee gekoppeld is, als dat pakket een koppeling toelaat, bijvoorbeeld een bestelpagina voor je klanten. Werk je met Exact Online, lees dan wat een Exact Online-koppeling kan.
Werkwijze
Software voor je groothandel laten maken
Waar je begint
Alles in 1 keer vervangen hoeft niet. In dit voorbeeld komt eerst de voorraad, samen met de ontvangst: zolang het systeem niet weet wat er ligt, klopt geen bestelvoorstel en geen pickbon. Daarna volgt wat het meest knelt, vaak de orders met de prijzen per klant. Elk onderdeel is een module: je werkt ermee zodra hij af is en wij bouwen intussen de volgende. Houd je de voorraad nu bij in een spreadsheet, kijk dan ook bij Excel vervangen.
We tekenen bij jou op de zaak, in het magazijn en op kantoor, met wie inkoopt, wie de orders aanneemt en wie pickt. Ieder van hen kent een ander stuk van dezelfde route. Klopt de tekening, dan leggen we voor elke fase de prijs vast, die je ook per fase betaalt; gebouwd wordt er pas na jouw akkoord. Op de homepage zie je hoe zo'n tekening ontstaat.
Wat je van ons mag verwachten
- Een tekening van de hele route van je artikelen, van de leverancier tot je klant, voordat er iets gebouwd wordt.
- Elke fase met een eigen vaste prijs, bekend voordat we eraan beginnen.
- Testen met je eigen artikelen, klanten en prijsafspraken.
- Je voorraadlijst en je huidige pakket blijven in gebruik tot de nieuwe module klaar is om het over te nemen.
Deze groothandel is bedacht als voorbeeld. Wat we tekenden en bouwden voor bedrijven die al met ons werken, zie je bij de voorbeelden van maatwerksoftware.
- VoorbeeldtekeningERP voor voedingsbedrijvenGrondstoffen, recepten en het terugroepen van een partij.
Veelgestelde vragen
Kan ik zien welke facturen over hun betaaltermijn heen zijn?
Ja. Bij elke factuur staat de termijn die je met die klant hebt afgesproken. Een lijst laat zien wat nog openstaat en hoeveel dagen het te laat is, zodat je belt voordat het echt een probleem wordt. Welke facturen al betaald zijn, haalt het systeem uit je boekhouding als die gekoppeld is. Of je daarna rente of incassokosten rekent, beslis je zelf.
Kunnen klanten eigen prijsafspraken hebben?
Ja. Daarin verschilt de ene groothandel vaak van de andere. Per klant of groep klanten leg je vast wat geldt: een eigen prijslijst, een vaste korting, een staffel of een actieprijs tot een bepaalde datum. Bij het invoeren van een order zoekt het systeem zelf de goede prijs op, ook als de klant via een bestelpagina bestelt. Hoe jouw afspraken in elkaar zitten, tekenen we eerst uit, met alle uitzonderingen erbij.
Kunnen we met barcodes of scanners werken?
Ja, waar het fouten scheelt. Op veel artikelen staat al een GTIN van de fabrikant. Die scan je bij de ontvangst en bij het picken, zodat een verkeerd artikel meteen opvalt. Artikelen zonder code en de plekken in je stellingen kunnen een eigen label krijgen. Vaak is een duidelijke pickbon op telefoon of tablet al een grote stap. Een scanner komt erbij waar hij echt fouten voorkomt; welk apparaat bij jouw magazijn past, kiezen we samen tijdens het tekenen.
Kan het koppelen met onze boekhouding of webshop?
Met je boekhouding meestal wel: facturen gaan er dan vanzelf in. Met Exact Online en AFAS hebben we dat al eens gedaan; meer bij Exact Online-koppeling en AFAS-koppeling. Heeft je webshop een API, een vaste ingang waarlangs software gegevens uitwisselt, dan komen webshoporders op dezelfde orderlijst als mail en telefoon. De webshop ziet dan ook welke voorraad vrij is. Wil je dat vaste klanten zelf bestellen, dan kan ook een eigen bestelpagina in het systeem, waar klanten inloggen en tegen hun eigen prijzen bestellen. Welke route bij jou past, blijkt uit de tekening.
Onze voorraad staat nu in Excel. Kan die mee?
Ja. Je artikelen, aantallen, klanten en prijsafspraken uit Excel zijn het startpunt. We zetten ze over en controleren samen of de aantallen kloppen, het liefst direct na een telling. Daarna houdt elke ontvangst en elke order de voorraad bij. Het oude bestand hoeft niemand meer bij te werken; bewaren doe je het wel, want het valt onder de bewaarplicht.
Wat kost een ERP voor een groothandel?
De prijs volgt uit de tekening: met welke module je begint en hoeveel uitzonderingen er in je prijzen en je magazijn zitten. Tekenen en afspreken kosten niets; daarna ligt de prijs per fase vast en reken je per fase af. Uitleg over de opbouw staat bij wat maatwerk software kost.
Moeten we in 1 keer overstappen?
Nee. Je begint met 1 module (in dit voorbeeld de voorraad met de ontvangst) en de rest gaat door zoals nu. Hoe je overstapt terwijl de orders gewoon doorlopen, lees je bij verouderde software vervangen.
Van wie is de software na oplevering?
De tekening is van jou zodra hij af is en de code wordt van jou per betaalde fase; stopt SwiftBase of de samenwerking, dan dragen we alles over met een overdrachtsovereenkomst, zoals je leest in artikel 19 over eigendom.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Zet voor de eerste schets een inkooporder, een pickbon en je voorraadlijst klaar. Daaraan zien we waar voorraad en orders bij jou uit elkaar lopen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag