De bouwer is weg
Het systeem is ooit gebouwd door één persoon of één klein bureau. Die persoon is met pensioen of het bureau bestaat niet meer. Bij vragen of storingen kun je nergens terecht.
Voor bedrijven met een systeem van 10 tot 25 jaar oud
Verouderde software vervangen: zonder dat je bedrijf stilstaat.
Je oude systeem doet zijn werk nog, maar de bouwer is niet meer bereikbaar, updates komen niet meer en niemand durft er nog iets aan te veranderen. Vervangen voelt daardoor als een sprong in het diepe. Dat hoeft het niet te zijn: verouderde software vervang je niet met een big bang waarbij alles in één weekend om moet, maar module voor module, terwijl het oude systeem gewoon blijft draaien.
Vrijblijvend · we zeggen het ook eerlijk als vervangen nog niet nodig is
Laatst bijgewerkt: juli 2026
De signalen
Zes signalen dat je systeem aan vervanging toe is
Verouderde software valt zelden van de ene op de andere dag uit. Het risico groeit sluipend. Dit zijn de signalen die we bij MKB-bedrijven het vaakst tegenkomen.
Het draait op die ene oude machine
De software werkt alleen nog op een oude server of een pc met een verouderde Windows-versie. Iedereen op kantoor weet: die ene machine mag nooit uitvallen.
Elke wijziging is eng
Een extra veld of een nieuw btw-tarief: niemand durft het systeem nog aan te passen. Want als het misgaat, weet niemand hoe je het terugdraait.
Het koppelt nergens mee
Je boekhouding, je webshop of je planning: het oude systeem praat met geen enkel modern pakket. Dus wordt alles handmatig overgetikt, elke dag opnieuw.
Nieuwe medewerkers begrijpen het niet
Het systeem werkt anders dan alles wat nieuwe collega's kennen. Inwerken duurt weken en sommigen bouwen er stilletjes eigen lijstjes en Excel-bestanden omheen.
De kennis zit in twee hoofden
Alleen die ene collega weet hoe je een order corrigeert of het jaarwerk draait. Is die persoon ziek of weg, dan ligt dat deel van het werk stil.
Herken je drie of meer signalen? Dan hoeft er vandaag niets kapot te zijn om alvast over vervanging na te denken, in alle rust.
Het risico van wachten
Het echte risico is niet je oude software, maar de dag dat hij stopt
Een systeem dat al vijftien jaar zijn werk doet, verdient respect. Het risico zit niet in wat het vandaag doet, maar in het moment waarop het ophoudt. Dat moment kies jij namelijk niet.
Zulke systemen heten in vakjargon legacy-software: software uit een eerdere periode waar je bedrijf nog elke dag op leunt. Wij houden het gewoon op verouderde software. Zolang alles draait, lijkt er niets aan de hand. Het probleem ontstaat pas als er iets verandert dat jij niet in de hand hebt. Bijvoorbeeld:
- de oude server of pc gaat kapot en de software blijkt nergens anders te installeren
- er is opeens een aanpassing nodig, maar de enige die het systeem kent is onbereikbaar
- een Windows-update of een vervangen randapparaat breekt iets en niemand weet waar je moet zoeken
Geen van deze scenario's hoeft een ramp te zijn. Het verschil zit in wie het moment kiest. Vervang je gepland, dan bepaal jij het tempo, vergelijk je rustig je opties en draait het oude systeem door tot het nieuwe bewezen werkt. Word je gedwongen door een kapotte server, dan beslis je onder druk en werkt je team intussen met pen en papier.
Ons advies is daarom nuchter: je hoeft niet morgen te vervangen. Zorg alleen dat jij het moment kiest en niet je oude server. Hoe dat werkt zonder stilstand, lees je hieronder.
Zonder stilstand
Zo vervang je het systeem terwijl het werk gewoon doorgaat
We vervangen nooit alles tegelijk. Dit is de aanpak in vier stappen, van het eerste gesprek tot een systeem dat echt van jou is. Meer over onze manier van werken lees je op maatwerk software laten maken.
01Kennismaken
Gratis kennismaking, inclusief de datavraag
Je vertelt wat je systeem doet, waar het kraakt en wat er juist goed aan is. We kijken meteen naar je data: wat ermee kan naar een nieuw systeem, bekijken we in de kennismaking, want dat hangt af van hoe jouw systeem is opgebouwd. Vrijblijvend en zonder verkoopverhaal.
02Proces tekenen
We tekenen het proces uit, ook wat eromheen is gegroeid
Samen zetten we op papier wat het systeem doet, plus alles wat er in de loop der jaren omheen is gegroeid: de losse lijstjes, de Excel-bestanden, de stappen die alleen in hoofden bestaan. Juist die wil je niet kwijtraken. Op basis van de tekening krijg je een vaste prijsindicatie per fase.
03Module voor module
Bouwen en vervangen stap voor stap, het oude systeem blijft draaien
We beginnen met het onderdeel dat het meeste knelt. Dat gaat live terwijl de rest van je oude systeem gewoon doordraait. Werkt de eerste module naar wens, dan volgt de volgende. Je zit nooit zonder systeem en je team went rustig aan het nieuwe.
04Eigendom
De nieuwe code wordt jouw eigendom
Na oplevering ben jij eigenaar van de code. De hosting staat op jouw naam, het systeem is gedocumenteerd en een andere ontwikkelaar kan er in principe mee verder. Zo herhaalt het probleem waar je nu in zit zich niet: je bent nooit meer afhankelijk van één bouwer.
“Doe het! Je administratie wordt een stuk eenvoudiger en je hebt geen gedoe meer met de boekhouder.”
ChrisSchilders En Zo, stapte over op software van SwiftBase
Jouw situatie
Draait jouw bedrijf op Access, Excel-macro's of FileMaker?
Verouderde systemen komen in het MKB in een paar herkenbare vormen voor. Voor de drie meest voorkomende is er een eigen pagina met de details voor die situatie.
Een oude Access-database
Ooit gebouwd door een handige collega of een lokaal bureau, daarna uitgegroeid tot het hart van je administratie. Hoe je zo'n database vervangt zonder gegevens kwijt te raken, lees je op Access-database vervangen.
Een woud aan Excel-macro's
Werkmappen vol macro's die in elkaar grijpen en waar nog maar één iemand de logica van kent. Op Excel-macro's vervangen lees je hoe je daar stap voor stap uit komt.
Een FileMaker-systeem
Een FileMaker-oplossing die prima werk levert, maar waarvan de licenties per gebruiker steeds zwaarder wegen of de beheerder is verdwenen. De volledige afweging staat op FileMaker alternatief.
Staat jouw systeem hier niet tussen? De aanpak op deze pagina werkt hetzelfde voor elk verouderd pakket, ook als je leverancier is gestopt. Ondersteunt het oude systeem je hele bedrijfsvoering, van order tot factuur, kijk dan ook eens op ERP op maat.
Eerlijk advies
Wanneer vervangen nog niet hoeft
Vervangen is geen doel op zich. Een ouder systeem dat zijn werk doet, kan nog jaren mee. Zo maken wij de afweging.
Vervangen kan wachten als:
- je systeem stabiel draait en gewoon doet wat het moet doen
- de bouwer of leverancier bereikbaar is en aanpassingen mogelijk blijven
- je geen koppelingen nodig hebt met je boekhouding of andere pakketten
- meerdere mensen het systeem kennen, zodat de kennis niet in één hoofd zit
Regel dan wel alvast dit:
- documenteer wat het systeem doet, welke stappen erbij horen en wie wat weet
- test of je back-ups echt werken door er een terug te zetten
- bewaar regelmatig een export van je data in een leesbaar formaat, buiten het systeem zelf
- leg de afspraken en contactgegevens van de bouwer vast, nu het nog kan
Twijfel je over jouw situatie? In de gratis kennismaking kijken we mee. Kan vervangen wachten, dan zeggen we dat ook gewoon.
Eerlijke antwoorden
Veelgestelde vragen over verouderde software vervangen
Hoe vervang ik verouderde software zonder risico op stilstand?
Door nooit alles in één keer te vervangen. We bouwen het nieuwe systeem module voor module, terwijl je oude systeem gewoon blijft draaien. Elk onderdeel gaat pas live als het in de praktijk werkt. Zo zit je nooit zonder systeem en bepaal jij het tempo van de overstap.
Wat kost het vervangen van een oud systeem?
Dat hangt af van wat je systeem doet en hoeveel onderdelen er vervangen moeten worden. Daarom tekenen we eerst je proces uit en krijg je per fase een vaste prijsindicatie, vóórdat er gebouwd wordt. Geen uurtje-factuurtje dus. Op de pagina wat kost maatwerk software lees je welke factoren de prijs bepalen.
Kan de data uit ons oude systeem mee naar het nieuwe?
In veel gevallen kan data worden overgezet, maar hoeveel en hoe hangt af van hoe je oude systeem is opgebouwd. Daarom beloven we vooraf niets: in de gratis kennismaking bekijken we samen wat er met jouw data kan. Je oude systeem blijft intussen gewoon draaien, dus je raakt niets kwijt.
Onze softwareleverancier is gestopt, wat nu?
Geen paniek: zolang het systeem draait, heb je tijd om de vervanging rustig te plannen. Zorg eerst voor goede back-ups en leg vast wat het systeem doet. Plan daarna een kennismaking: we kijken samen naar de staat van je systeem en maken een plan om het stap voor stap te vervangen.
Hoe lang duurt het vervangen van verouderde software?
Dat verschilt per systeem, dus een vaste doorlooptijd noemen we pas na de procestekening. Wel staat je eerste werkende module snel live: we beginnen bij het onderdeel dat het meeste knelt. Je oude systeem blijft draaien tot alles is vervangen, dus de doorlooptijd levert geen stilstand op.
Hoe voorkom ik dat de nieuwe software over tien jaar hetzelfde probleem heeft?
Door eigendom en overdraagbaarheid vanaf dag één te regelen. Bij SwiftBase word je eigenaar van de code, staat de hosting op jouw naam en is het systeem gedocumenteerd. Elke ontwikkelaar kan er in principe mee verder. Je bent dus nooit meer afhankelijk van één bouwer of één bureau.
Even praten
Vertel ons waar het misgaat
Plan een gratis, vrijblijvende kennismaking. We luisteren naar hoe je nu werkt, laten zien hoe maatwerksoftware eruit kan zien en schetsen samen de eerste versie van jouw proces. Die schets is van jou, ook als je niet met ons verdergaat.
Plan een gratis kennismaking
GratisLaat jouw gegevens achter, dan plannen we samen een eerste gesprek in. Binnen één werkdag reactie.
Jouw gegevens blijven bij ons. Nooit salesspam.