Voor bedrijven met een systeem van jaren oud
Verouderde software vervangen: zonder dat je bedrijf stilstaat.
Verouderde software vervang je niet in 1 weekend, maar module voor module. Een module is 1 onderdeel van je werk, zoals de orders, de planning of de facturen. Met verouderd bedoelen we software waarvan de bouwer of leverancier niet meer bereikbaar is, die geen updates meer krijgt of die alleen nog op 1 oude computer werkt. We tekenen eerst wat het systeem doet en wat er omheen is gegroeid. Daarna gaat elk nieuw onderdeel pas live als het met jouw gegevens werkt.
Kost niets. Het oude systeem draait door tot het nieuwe werkt.
De signalen
Zes signalen dat je systeem aan vervanging toe is
Oude software valt zelden in 1 keer om. Het risico groeit ongemerkt. Dit zijn de signalen die het vaakst voorkomen.
- Knelpunt 1
De bouwer of leverancier is weg
Het systeem komt van 1 persoon of een klein bureau dat er niet meer is. Bij een storing kun je nergens heen.
- Knelpunt 2
Het draait op die ene oude pc
De software werkt alleen nog op een oude server of een pc met een oude Windows. Iedereen weet: die machine mag nooit uitvallen.
- Knelpunt 3
Alles wordt overgetypt
Je boekhouding, je webshop en je planning praten niet met het oude systeem. Dus typt iemand elke dag gegevens over.
- Knelpunt 4
Elke wijziging is eng
Een extra veld of een nieuw btw-tarief durft niemand toe te voegen, want terugdraaien kan niemand.
- Knelpunt 5
Nieuwe collega's werken eromheen
Het systeem werkt anders dan alles wat ze kennen. Inwerken duurt lang en er groeien eigen lijstjes en Excel-bestanden omheen.
- Knelpunt 6
De kennis zit in 1 hoofd
Alleen die ene collega weet hoe je een order corrigeert of het jaarwerk draait. Is zij er niet, dan wacht dat werk.
Drie herkend? Er hoeft vandaag niets kapot te zijn om er rustig over na te denken. Plan een eerste schets
Het risico van wachten
Het risico zit niet in je oude software, maar in de dag dat hij stopt
Een systeem dat al jaren zijn werk doet, verdient respect. Het gevaar zit in het moment dat het ophoudt, want dat moment kies je niet zelf.
In vaktaal heet dit legacy-software: software uit een eerdere tijd waar je bedrijf nog elke dag op leunt. Zolang alles draait, lijkt er niets aan de hand. Het gaat mis als er iets verandert waar jij geen grip op hebt:
- de oude server of pc gaat stuk en de software blijkt nergens anders te installeren
- er is ineens een aanpassing nodig, maar de enige die het systeem kent is onbereikbaar
- een update van Windows of een nieuwe printer breekt iets en niemand weet waar je moet zoeken
Een concreet voorbeeld: Microsoft stopte op 14 oktober 2025 met de gewone ondersteuning van Windows 10. Een bedrijfs-pc met Windows 10 krijgt sindsdien alleen nog beveiligingsupdates als je ervoor betaalt. Dat kan hooguit drie jaar (bron: Microsoft). Draait je oude pakket alleen op zo'n pc, dan loopt de klok.
Geen van die momenten hoeft een ramp te zijn. Het verschil zit in wie het moment kiest. Vervang je gepland, dan bepaal jij het tempo. Moet het ineens omdat een server het opgeeft, dan beslis je onder druk en werkt je team intussen met pen en papier. Je hoeft dus niet morgen te vervangen. Zorg alleen dat jij het moment kiest in plaats van je oude pc.
Zonder stilstand
Zo vervang je het systeem terwijl het werk gewoon doorgaat
We tekenen eerst wat je oude systeem doet, ook de lijstjes en handgrepen die er met de tijd omheen zijn ontstaan. Klopt de tekening, dan spreken we per fase een vaste prijs af. Daarna nemen we het werk module voor module over. Hoe tekenen, afspreken en bouwen bij ons gaan, zie je bij eerst tekenen, dan bouwen; het hele traject staat bij maatwerk software laten maken.
- Stap 1Tekenen
We tekenen het oude systeem en alles wat eromheen draait
Je vertelt wat het systeem doet, waar het kraakt en wat er juist goed aan is. Samen zetten we op papier welke schermen en lijsten er zijn en welke stappen alleen in hoofden bestaan. Juist die wil je niet kwijtraken. Meteen kijken we ook hoe je gegevens erbij staan.
- Stap 2Afspreken
Elke fase heeft een vaste prijs, stoppen mag
Zodra de tekening klopt, noemen we per fase de prijs voordat we beginnen. Na elke fase kies je zelf of we doorgaan.
- Stap 3Overnemen
Oud en nieuw draaien naast elkaar
Het onderdeel dat het meeste knelt, gaat als eerste over. Een tijd draaien oud en nieuw naast elkaar; als de uitkomsten kloppen, stop je met dat deel in het oude systeem. Dan volgt het volgende onderdeel, tot er niets meer over is.
- Stap 4Overdragen
Nooit meer vast aan 1 bouwer
De nieuwe code wordt per betaalde fase van jou, met uitleg erbij; zie artikel 19. De server kan naar jou over en wie hem daarna beheert, kies jij.
Jouw situatie
Draait jouw bedrijf op Access, Excel-macro's of FileMaker?
Oude systemen in het MKB zien er vaak zo uit. Voor Access en Excel is er een eigen pagina; over FileMaker lees je hieronder meer.
Een Access-database van jaren oud
Ooit gebouwd door een handige collega en uitgegroeid tot het hart van de administratie, maar alleen te gebruiken op de pc op kantoor. Hoe je hem vervangt zonder gegevens kwijt te raken, lees je bij Access-database vervangen.
Excel-bestanden vol macro's
Werkmappen met knoppen en macro's die in elkaar grijpen, waarvan nog maar 1 iemand de logica kent. Hoe je daar stap voor stap uitkomt, staat bij Excel met macro's vervangen.
Een FileMaker-alternatief zonder licenties per gebruiker
FileMaker is een platform van Claris waarmee bedrijven zelf databases met schermen bouwen. Het platform krijgt nog nieuwe versies; wat veroudert, is vaak de oplossing die er ooit op is gebouwd. Dan knellen meestal twee dingen. Claris rekent licenties per gebruiker, dus elke nieuwe collega kost een extra licentie. En vaak kent maar 1 beheerder of 1 extern bureau de oplossing; vertrekt die, dan zit je vast.
Bij een eigen webapplicatie betaal je geen licentie per gebruiker. Wel hosting, in Nederland bij TransIP; die prijs hangt af van hoe zwaar de server moet zijn. Loopt je FileMaker-oplossing goed, is er kennis in huis en blijft je team klein, dan is blijven een prima keus.
Staat jouw systeem er niet tussen? De aanpak werkt hetzelfde voor elk oud pakket, ook als de leverancier gestopt is. Ondersteunt het oude systeem je hele bedrijf, van order tot factuur, kijk dan ook bij ERP op maat.
Eerlijk advies
Wanneer vervangen nog niet hoeft
Vervangen is geen doel op zich. Een ouder systeem dat zijn werk doet, kan nog jaren mee.
Vervangen kan wachten als:
- het systeem stabiel draait en doet wat het moet doen
- de bouwer of leverancier bereikbaar is en aanpassingen nog kunnen
- je geen koppeling nodig hebt met je boekhouding of andere pakketten
- meer dan 1 collega weet hoe het werkt
Regel dan wel alvast dit:
- schrijf op wat het systeem doet, welke stappen erbij horen en wie wat weet
- zet een back-up terug op een andere computer, zodat je zeker weet dat hij werkt
- bewaar geregeld een export van je gegevens buiten het systeem, als CSV of Excel; CSV is een eenvoudig tekstbestand dat elk programma kan lezen
- leg de afspraken en gegevens van de bouwer vast, nu het nog kan
Twijfel je? We kijken in de eerste schets mee. Kan vervangen nog wachten, dan zeggen we dat.
Wat je krijgt
Wat je van ons mag verwachten
Oude pakketten vervangen terwijl het werk doorliep, hebben we vaker gedaan. Dit kun je van ons verwachten:
- Voor de bouw ligt er een tekening van je oude systeem en alle handgrepen eromheen. Stop je daarna, dan houd je die tekening.
- Je kent de prijs van een fase voordat die fase start en je betaalt per fase.
- We proberen het uit met jouw eigen gegevens of in een testomgeving: een aparte kopie waarin niets kapot kan.
- Het oude systeem doet het werk tot het nieuwe onderdeel het aantoonbaar overneemt.
- Na de livegang doen dezelfde mensen het onderhoud en de uitbreidingen.
Benieuwd met wie we al werken? Kijk bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.
Veelgestelde vragen
Hoe vervang ik verouderde software zonder risico op stilstand?
Door het niet in 1 keer te doen. Het nieuwe systeem groeit module voor module naast het oude en elk onderdeel gaat pas live als het in de praktijk werkt. Tot die tijd blijft het oude systeem het werk doen. Zo zit je geen dag zonder systeem en bepaal jij het tempo.
Wat kost het vervangen van een oud systeem?
Dat hangt af van wat het systeem doet en hoeveel onderdelen over moeten. Het tekenen en het afspreken kosten je niets; daarna hoort bij elke fase een vaste prijs die je kent voordat er gebouwd wordt. Geen uurtje-factuurtje zonder einde. Wat meetelt in de prijs, is uitgewerkt in wat maatwerk software kost.
Kan de data uit ons oude systeem mee naar het nieuwe?
In veel gevallen wel, maar hoeveel en hoe hangt af van hoe het oude systeem zijn gegevens bewaart. Soms is er een nette export, soms halen we de gegevens uit de database zelf, ook uit FileMaker of Access. Dat onderzoeken we al tijdens het tekenen, terwijl je oude systeem gewoon doorwerkt.
Onze softwareleverancier is gestopt, wat nu?
Rustig blijven: zolang het systeem draait, heb je tijd. Zorg eerst dat er een back-up is die je echt kunt terugzetten en schrijf op wat het systeem doet. Plan daarna een eerste schets; dan kijken we samen hoe het ervoor staat en welk onderdeel als eerste over moet.
Hoe lang duurt het vervangen van verouderde software?
Dat verschilt per systeem, daarom geven we vooraf geen vaste doorlooptijd. Is de tekening af, dan zie je per module wanneer die klaar is. Omdat je intussen gewoon doorwerkt, kost een langere duur je geen stilstand.
Hoe voorkom ik dat de nieuwe software over tien jaar hetzelfde probleem heeft?
Door vanaf het begin te regelen dat het systeem van jou is en dat een ander ermee verder kan. Bij SwiftBase krijg je uitleg bij wat er gebouwd is en kan de server naar jou over. Wie hem daarna beheert, kies jij. De afspraken over de code staan in artikel 19.
Wat is een goed alternatief voor FileMaker?
Dat hangt ervan af waarom je weg wilt. Draait je FileMaker-oplossing goed en passen de licenties bij je team, dan is blijven een prima keus. Groeien de kosten per gebruiker mee met je team of kent alleen de beheerder de oplossing, dan is een eigen webapplicatie een sterk alternatief: geen licentie per gebruiker en de overstap gaat stap voor stap terwijl FileMaker blijft draaien.
Kunnen jullie ons oude systeem gewoon nabouwen?
Wel wat het goed doet, niet alles 1 op 1. Een oud systeem bevat vaak omwegen die alleen bestaan omdat het systeem iets niet kon. In de tekening zie je wat het werk echt vraagt; dat bouwen we en de omwegen laten we weg. Zo wordt het nieuwe systeem geen kopie van het oude, met dezelfde problemen.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Draait je oude pakket op een pc met Windows 10, die sinds 14 oktober 2025 alleen nog tegen betaling beveiligingsupdates krijgt? Kies dan zelf het moment, voordat die pc het voor je kiest. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag