Voor wie op een oude Access-database draait
Je Access-database vervangen: van kwetsbaar erfstuk naar systeem dat meewerkt.
Een Access-database vervangen doe je niet in 1 keer. Eerst tekenen we wat de database echt doet, plus alles wat er in de loop der jaren omheen is gegroeid: de exportjes naar Excel, de handmatige stappen, de regel dat niemand tegelijk opslaat. Daarna bouwen we onderdeel voor onderdeel een webapplicatie: software die in de browser werkt, op kantoor en onderweg, met het hele team tegelijk. Zo raak je geen gegevens kwijt en hoeft het werk niet stil te liggen.
Kost niets. Je database blijft gewoon draaien.
Herken je dit?
De database doet het nog, maar niemand durft er meer aan te komen
Eerst het eerlijke deel: Microsoft Access is voor veel klussen prima gereedschap en veel bedrijven draaien al jaren op een database die ooit slim in elkaar is gezet. Het probleem is zelden de database zelf. Het is alles wat er sindsdien om hem heen veranderde.
- Knelpunt 1
Alleen op de pc op kantoor
Access werkt alleen op Windows-computers. Bij de klant, thuis of op je telefoon kun je niet bij je eigen gegevens.
- Knelpunt 2
De bouwer is vertrokken
Een oud-collega of een extern bureau zette hem ooit op. De uitleg zat in zijn hoofd, dus niemand durft nog een veld toe te voegen.
- Knelpunt 3
Rapporten gaan via een export naar Excel
Wat de database niet laat zien, wordt eruit gehaald en in Excel verder bewerkt. Zo ontstaat naast de database een tweede waarheid.
- Knelpunt 4
Alles wordt overgetypt in de boekhouding
Er is geen koppeling, dus orders en bedragen gaan met de hand naar het boekhoudpakket. Elke keer is dat een kans op een tikfout.
Herken je ook dit? Zodra meerdere collega's tegelijk werken, wordt hij traag of gaat er iets mis. Niemand weet zeker of er een recente back-up is die ook echt terug te zetten is. Ook Microsoft stelt grenzen; die staan hieronder.
Feiten met bron
Wat Microsoft zegt
Een Access-database kan hooguit 2 GB groot worden. Voor veel administraties is dat ruim, maar een database die jaren aan orders en documenten verzamelt, groeit er langzaam naartoe.Bron: Microsoft, Access specifications, gecontroleerd op 21 oktober 2026
Werk je met Access 2016 of 2019, dan krijgt dat programma sinds 14 oktober 2025 geen beveiligingsupdates meer. Voor Access 2021 stopte dat op 13 oktober 2026. Dat los je ook op met een nieuwere Access uit Microsoft 365, maar het is een goed moment om te kijken of Access nog past.Bronnen: Microsoft, End of support for Office 2016 and Office 2019 en Microsoft, End of support for Office 2021, gecontroleerd op 21 oktober 2026
Of je het nu je Access-database vernieuwen, je Access-applicatie moderniseren of vervangen noemt: de vraag is dezelfde. Hoe kom je van een systeem dat op 1 pc en 1 hoofd leunt naar een systeem dat meewerkt, zonder gat in je administratie? Speelt dit breder, ook bij andere oude pakketten, lees dan verouderde software vervangen. Twee herkend? Teken je database nu, zolang hij het nog doet. Plan een eerste schets
Het alternatief
Hoe een eigen webapplicatie dat anders doet
Een webapplicatie is software die op een server draait en die je opent in de browser, net als een website. Er hoeft niets op een pc geïnstalleerd te worden en er staat geen bestand op een schijf. Bij ons is het een maatwerk applicatie: gebouwd rond hoe jouw bedrijf werkt, niet rond wat een pakket toevallig kan.
- Waar je werkt
- Op de Windows-pc's waar Access op staat.
- In de browser, op kantoor, thuis, onderweg of op je telefoon.
- Met hoeveel tegelijk
- Het kan, maar het wordt vaak traag of gaat mis bij tegelijk opslaan.
- Gemaakt om met het hele team tegelijk in te werken.
- Koppelingen
- Overtypen naar de boekhouding en andere systemen.
- Koppelingen horen bij het ontwerp. Een koppeling met AFAS of Exact Online is voor ons geen nieuw terrein.
- Wie hem kent
- 1 (oud-)collega of een bureau dat er niet meer is.
- Vastgelegd in een tekening en uitleg.
- Waar de gegevens staan
- In 1 bestand op een pc of schijf.
- De gegevens staan op een server bij TransIP in Nederland en wij regelen de back-ups.
Deze vergelijking gaat over een typische Access-database van jaren oud, niet over Access zelf. Een goed onderhouden database in een kleine, vaste groep kan prima blijven doen wat hij doet.
Eerlijk is ook dat een eigen webapplicatie doorlopend geld kost: de hosting bij TransIP wordt duurder naarmate de server zwaarder wordt. Voor onderhoud en uitbreidingen maak je afspraken met ons.
Overstappen zonder gat
Zo vervang je de database zonder dat het werk stilvalt
De grootste zorg bij een database waar het halve bedrijf op draait: wat als het misgaat? Daarom gaat er nooit alles tegelijk over en blijft Access aan staan tot elk nieuw onderdeel zich heeft bewezen. Het gaat zoals altijd bij ons: eerst tekenen, dan afspreken, dan bouwen. Hoe dat in zijn werk gaat, zie je bij onze werkwijze in drie stappen.
- Stap 1Tekenen
We tekenen wat de database doet en wat eromheen groeide
We lopen de schermen, de rapporten en de tabellen door, plus wat mensen ernaast doen: het lijstje in Excel, de stap die alleen de bouwer kende. De oude code hoef je niet te begrijpen.
- Stap 2Afspreken
Per fase staat de prijs vooraf vast
Elke fase krijgt zijn eigen vaste prijs, gebaseerd op de tekening. Je betaalt per fase en na elke fase beslis je of we doorgaan.
- Stap 3Bouwen
Onderdeel voor onderdeel over, Access blijft aan
We beginnen met het onderdeel dat het meeste oplevert, bijvoorbeeld de orders. Dat test je met je eigen gegevens en het gaat pas live als het werkt. Daarna volgt het volgende, in jouw tempo.
- Stap 4Overdracht
De kennis zit niet meer in 1 hoofd
Wat we bouwen, wordt fase voor fase van jou, met uitleg erbij. Stopt de samenwerking ooit, of stoppen wij zelf, dan dragen we alles aan jou over. Zie onze voorwaarden.
Eerlijk advies
Wanneer je Access-database gewoon prima blijft (en wanneer niet)
Vervangen is geen doel. Een Access-database die past bij hoe je werkt, kan nog jaren mee.
Je Access-database blijft prima als:
- een paar mensen ermee werken, meestal na elkaar en niet tegelijk
- iedereen die erin moet gewoon op kantoor zit
- er iemand in huis is die hem kent en veilig kan aanpassen
- hij nergens aan gekoppeld hoeft te worden
Vervangen wordt interessant als:
- de bouwer weg is en niemand nog iets durft te veranderen
- je mensen ook buiten kantoor bij de gegevens moeten
- het hapert zodra collega's tegelijk werken
- je elke week gegevens overtypt naar de boekhouding of een ander systeem
Gaat het alleen om de grens van 2 GB of om traagheid als meer mensen tegelijk werken, dan kan het genoeg zijn om de tabellen naar SQL Server (een database-server van Microsoft) te verhuizen en Access als scherm te houden. Werken buiten kantoor los je daar niet mee op.
Twijfel je? Dan kijken we in de eerste schets samen naar je database. Is blijven slimmer, dan hoor je dat van ons.
Wat je krijgt
Wat je van ons mag verwachten
Een Access-database vervangen door eigen software deden we vaker. Wat je daarbij van ons krijgt:
- Een tekening van je database en alles wat eromheen draait, voordat er gebouwd wordt. Die tekening houd je, ook als je stopt.
- Een vaste prijs voor elke fase, die je kent voordat de fase begint.
- Elk nieuw onderdeel test je met je eigen gegevens, terwijl Access nog aan staat.
- Een gesprekspartner die blijft: Kevin of Lucas tekent het en bouwt het ook.
Wat anderen met ons bouwden, zie je in de voorbeelden van maatwerksoftware.
Veelgestelde vragen
Wat is een goed alternatief voor een Access-database?
Voor de meeste bedrijven: een eigen webapplicatie. Die werkt in de browser op elk apparaat, kan met het hele team tegelijk en koppelt met je boekhouding. Een ander kant-en-klaar databasepakket kan ook, maar dan pas je je werk weer aan het pakket aan. En knelt er niets, dan is Access zelf nog steeds een prima keus.
Kan de data uit onze Access-database mee naar het nieuwe systeem?
In veel gevallen wel. Hoeveel en hoe, hangt af van hoe de tabellen zijn opgebouwd en hoe schoon de gegevens zijn. Daarom beloven we vooraf niets, maar kijken we er in de eerste schets samen naar. Je database blijft intussen gewoon werken, dus er gaat niets verloren.
Wat kost het vervangen van een Access-database?
Een bedrag zonder tekening zou een gok zijn, want het hangt af van wat je database allemaal doet. Tekenen en afspreken kosten niets. Daarna weet je per fase vooraf wat die kost en betaal je ook per fase. Welke onderdelen de prijs bepalen, staat op de pagina wat maatwerk software kost en wat daar nog bij komt.
Hoe lang duurt het vervangen van een Access-database?
Dat verschilt per database, daarom noemen we vooraf geen vaste doorlooptijd. Zodra de tekening af is, kun je per onderdeel zien wanneer het klaar is. Het eerste onderdeel gebruik je al terwijl de rest nog in Access draait, dus de duur kost je geen stilstand.
Kunnen we blijven doorwerken terwijl de database wordt vervangen?
Ja. Access blijft aan staan terwijl we het eerste onderdeel bouwen. Pas als dat onderdeel met jullie eigen gegevens goed werkt, stop je met dat deel in Access. Er is dus geen moment waarop je zonder systeem zit.
Onze database is gebouwd door een oud-collega en niemand snapt hem meer. Is dat een probleem?
Nee, dat komt vaak voor. We hoeven de oude code niet te ontrafelen. We tekenen met de mensen die er elke dag mee werken hoe het werk loopt, inclusief alles wat er in de jaren omheen is gegroeid. Die tekening wordt de basis van het nieuwe systeem. De database zelf gebruiken we om te controleren of we niets missen.
Werkt het nieuwe systeem ook op een Mac of telefoon?
Ja. Een webapplicatie open je in de browser, dus het maakt niet uit of je een Windows-pc, een Mac, een tablet of een telefoon gebruikt. Access zelf bestaat alleen voor Windows. Een app in de App Store kan ook, maar meestal is dat niet nodig.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Sinds 13 oktober 2026 krijgt ook Access 2021 geen beveiligingsupdates meer. Moet je toch iets met je database, teken dan eerst hoe hij nu gebruikt wordt. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag