Naar de inhoud
Plan een eerste schetsEerste schets

Koppelen · Exact Online

Exact Online-koppeling: je eigen systeem en je boekhouding op 1 lijn.

Een Exact Online-koppeling zorgt dat klanten, artikelen en facturen uit je eigen systeem vanzelf in Exact Online komen. Andersom kan je eigen systeem zien welke facturen al betaald zijn.

Kijk eerst in de App Store van Exact: daar staan honderden kant-en-klare koppelingen. Zit jouw situatie er niet tussen, dan bouwen we een eigen koppeling op de API van Exact Online: de aansluiting waarlangs software met Exact praat. Koppelingen met Exact Online heeft SwiftBase eerder gebouwd. Je boekhouding blijft gewoon in Exact.

Plan een eerste schets

Je betaalt niets voor de eerste schets. Past een app uit de App Store beter, dan zeggen we dat.

Waar het knelt

Waar het dubbele werk zit.

  1. Klanten
    Knelpunt 1
    De klant bestaat twee keer.Je maakt een klant aan in je eigen systeem en daarna nog eens in Exact. Verhuist de klant, dan klopt er altijd 1 adres niet.
  2. Facturen
    Knelpunt 2
    De factuur gaat met de hand Exact in.Je eigen systeem maakt een PDF. Daarna typt iemand bedrag, btw en grootboekrekening over: het vakje in de boekhouding waar het bedrag thuishoort.
  3. Betaling
    Knelpunt 3
    Betaald? Even de boekhouder bellen.Je eigen systeem weet niet wat al binnen is. Wie een herinnering wil sturen, vraagt eerst na of het niet al betaald is.

Speelt dit elke week? Teken het met ons. Plan een eerste schets

Wat Exact Online zelf al kan

Exact Online is online software voor je boekhouding en een flink stuk daaromheen. Er zijn uitvoeringen voor onder meer:

  • boekhouden en factureren;
  • handel: inkoop, verkoop en voorraad;
  • productie, met MRP: de berekening van wat er wanneer gemaakt en ingekocht moet worden;
  • projecten en uren;
  • CRM: je klanten, contactmomenten en offertes op 1 plek.

Voor veel bedrijven is dat genoeg. Werkt jouw bedrijf zoals Exact Online het bedoelt, kies dan de uitvoering die past en laat het daarbij.

Een alternatief voor Exact Online, of een koppeling?

Wie zoekt naar een alternatief voor Exact Online, loopt meestal niet vast in de boekhouding. Die doet Exact goed. Het knelt in het werk eromheen: offertes in Word, een planning in Excel, werkbonnen op papier en iemand die alles overtypt richting Exact. Een ander boekhoudpakket lost dat niet op, want dat werk verhuist gewoon mee.

Exact Online is genoeg als:

  • je vooral een goede boekhouding zoekt en de rest van je werk eenvoudig is;
  • je accountant al in Exact werkt en jullie samen in 1 administratie willen kijken;
  • je manier van werken past in de schermen die Exact Online heeft.

Een eigen systeem naast Exact past beter als:

  • het echte werk in Excel, Word en losse lijstjes naast Exact gebeurt;
  • je werkwijze niet in de standaardschermen past en je die niet wilt ombuigen;
  • je extra gebruikers in Exact betaalt voor collega's die alleen uren of werkbonnen invullen.

Past de boekhouding zelf niet, dan is een ander boekhoudpakket de logische stap. Knelt het eromheen, dan houd je Exact en komt het werk in een eigen systeem ernaast, met een koppeling ertussen. Hoe zo'n eigen systeem ontstaat, lees je bij maatwerk software laten maken.

Kijk eerst in de App Store van Exact

Exact heeft een eigen App Store: een winkel met koppelingen die andere leveranciers voor Exact Online hebben gemaakt. Er staan er honderden, van webshops en winkels tot groothandel en productie. Gebruik je naast Exact een bekend pakket, dan zit de koppeling er vaak al tussen. Zoek daar eerst op de naam van die software. Een kant-en-klare app is bijna altijd sneller geregeld dan een eigen koppeling. Vinden we er in de eerste schets 1 die past, dan raden we je die aan.

Wanneer een eigen koppeling nodig is

Een eigen koppeling is nodig als:

  • je naast Exact een eigen applicatie hebt of laat maken, waar geen app voor bestaat;
  • je gegevens op je eigen manier wilt doorzetten, bijvoorbeeld met je eigen artikelcodes of kostenplaatsen: labels waarmee je kosten aan een afdeling of project toewijst;
  • je meerdere systemen tegelijk met Exact wilt laten praten;
  • de apps die er zijn net niet doen wat jij nodig hebt.

Zo werkt een koppeling met Exact Online

De API is de aansluiting waarlangs software met Exact Online praat: gegevens lezen, toevoegen en bijwerken. In gewone woorden werkt het zo:

  • Toestemming zonder wachtwoord. Je logt 1 keer in bij Exact en geeft de koppeling toestemming. Dat heet OAuth: de standaard waarmee je een app toegang geeft zonder je wachtwoord te delen. Die toegang moet regelmatig vernieuwd worden; dat doet de koppeling zelf.
  • Per administratie. In Exact Online is elke boekhouding een aparte administratie. Een koppeling werkt per administratie. Heb je er meer, dan spreken we per administratie af wat er gekoppeld wordt.
  • De officiële aansluiting. De koppeling gebruikt de officiële koppeling van Exact Online (de API). Jij geeft ons toegang tot je Exact Online-administratie en wij regelen de koppeling.
  • Seintjes en vaste momenten. Bij een deel van de gegevens kan Exact zelf een seintje sturen als er iets verandert. Voor de rest kijkt de koppeling op vaste momenten. Hoe vaak dat gebeurt, spreken we per koppeling af.
  • Een grens aan het aantal vragen. Exact begrenst hoeveel vragen een koppeling per minuut en per dag mag stellen. Een goede koppeling haalt daarom alleen op wat veranderd is, niet elke keer alles.

Klanten, artikelen, verkooporders, facturen, voorraad en productie: de API gaat verder dan alleen de boekhouding.

Wat we tekenen voordat we bouwen

Op de tekening staat per gegeven welke kant het op gaat en welk systeem gelijk heeft als ze verschillen, zoals klanten bij jou en betalingen in Exact. We tekenen ook wie het ziet als Exact een factuur weigert, bijvoorbeeld door een btw-code die niet bestaat. Als jij de tekening goedkeurt, volgt de prijs: vast, per fase. Pas dan bouwen we, zoals de homepage laat zien bij hoe tekenen werkt.

Wat je van ons mag verwachten

Bij een koppeling met Exact Online krijg je dit van ons:

  • eerst een tekening van wat er tussen je systeem en Exact heen en weer gaat;
  • de prijs per fase ligt vast voordat we bouwen;
  • vooraf een afspraak per administratie over wat er gekoppeld wordt en hoe we testen, voordat er een echte factuur doorheen gaat;
  • tot de koppeling werkt, boek je zoals je nu boekt.

Welke bedrijven al met ons werken, staat bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.

Wat een Exact Online-koppeling kost

De prijs hangt af van hoeveel soorten gegevens heen en weer gaan en hoeveel administraties meedoen. Alleen facturen doorzetten is minder werk dan ook voorraad en betalingen bijhouden. De eerste schets en de afspraak zijn gratis. Daarna ligt de prijs per fase vast en reken je per fase af.

Verandert Exact iets aan de API, dan kan de koppeling een aanpassing nodig hebben. Wat daarvan onder onderhoud valt, leggen we vooraf vast; zo regelt artikel 18 van onze voorwaarden het. Wat de prijs van maatwerk verder bepaalt, staat in kosten van maatwerk software.

Lees ook

Veelgestelde vragen

Moet ik van Exact af als SwiftBase iets voor ons bouwt?

Nee. Je boekhouding blijft in Exact Online en je accountant werkt daar gewoon verder. Wij bouwen het werk eromheen en koppelen het aan Exact. Je vervangt alleen wat knelt, niet wat werkt.

Werkt een koppeling met Exact Online echt?

Ja. Exact Online is gemaakt om mee te koppelen: er is een officiële API en een App Store vol koppelingen van anderen. Hoe het in jouw situatie loopt, spreken we vooraf af, voordat er een echte factuur doorheen gaat.

Wat is een goed alternatief voor Exact?

Dat hangt af van waar het knelt. Is het de boekhouding zelf, dan is een ander boekhoudpakket een prima stap. Knelt het in offertes, planning of werkbonnen, dan helpt een ander pakket weinig. Dan houd je Exact en komt er een eigen systeem naast. Meer daarover staat bij alternatief of koppeling.

Kan mijn data uit Exact mee naar een nieuw systeem?

Ja, met jouw toestemming. Via de API kan je eigen systeem klanten, artikelen en facturen uit Exact Online ophalen. Welke gegevens je echt nodig hebt, zien we op de tekening. Je administratie in Exact blijft daarbij gewoon staan.

Wat kost een Exact Online-koppeling?

Dat hangt af van wat er heen en weer moet. Een tekening en een afspraak kosten niets; daarna ken je per fase de vaste prijs, nog voor we bouwen. Bouwen we ook een eigen systeem naast Exact, dan staat dat als aparte fase op de tekening.

Hoe lang duurt het?

Dat hangt af van wat er heen en weer gaat. Alleen facturen doorzetten is sneller klaar dan ook voorraad en betalingen bijhouden. Na de tekening weet je per module wanneer die klaar is.

Zit ik bij SwiftBase straks niet net zo vast als bij een pakket?

Nee. De code die we voor je schrijven, wordt per betaalde fase van jou. De server kan naar jou over; wie hem daarna beheert, kies jij. Stopt SwiftBase of de samenwerking, dan krijg je alles wat nodig is om zelf of met een ander verder te gaan, vastgelegd in een overdrachtsovereenkomst. Lees onze afspraken over eigendom.

Klaar met de touwtjes?

Vertel ons waar het misgaat.

Gaat elke factuur bij jullie nog met de hand Exact Online in? Teken die stap met ons. Vaak bestaat er al een app voor. Zo niet, dan bouwen we de koppeling. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.

Liever gebeld? Zet er ook je nummer bij.

Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn

Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.

Bel of app ons Mail ons
Bellen of appen
+31 6 28445207
Mail
info@swiftbase.nl
Reactie
Binnen 1 werkdag
Adres
Herengracht 320, Amsterdam