Van losse bestanden naar 1 systeem
Excel vervangen door software: zo pak je het aan, stap voor stap.
Excel vervangen door software doe je niet in 1 keer, maar stap voor stap: breng eerst in kaart welke bestanden er zijn en wie erin werkt, vervang dan het onderdeel waar het het vaakst misgaat en bouw van daaruit verder. De rest blijft zolang in Excel.
Kost niets. Je Excel blijft open tot het nieuwe werkt.
Eerst even kijken
Vijf signalen dat je bedrijf Excel is ontgroeid
Excel is sterk gereedschap, tot een bestand het gedeelde systeem van je bedrijf wordt. De grens ligt niet bij een aantal medewerkers of een omzet, maar bij deze vijf signalen.
- Knelpunt 1
Versies lopen door elkaar
Bestanden gaan per mail rond en heten offerte_v3_DEFINITIEF_nieuw.xlsx. Collega's werken in verschillende versies en overschrijven elkaars werk. Welke klopt, weet niemand zeker.
- Knelpunt 2
Alleen 1 collega snapt de sheets
Zij kent de formules, de verborgen tabbladen en de knoppen. Is ze op vakantie of weg, dan durft niemand iets aan te passen en hangt je bedrijf aan 1 persoon.
- Knelpunt 3
Hetzelfde getal wordt drie keer getypt
Van de werkbon naar de sheet, van de sheet naar de factuur, van de factuur naar de boekhouding. Elke keer kost tijd en is een kans op een tikfout.
- Knelpunt 4
Fouten komen pas bij de klant boven
Een formule die 1 cel opschoof of een oud tarief dat bleef staan. Je merkt het als de klant belt of als de marge op een klus tegenvalt.
- Knelpunt 5
Niemand ziet het geheel
Hoeveel offertes staan er uit, wat leverde die klus op, hoe vol is volgende week? Een rapportage betekent eerst drie bestanden aan elkaar plakken en een avond rekenen.
Twee of meer herkend? Dan is je Excel een systeem geworden en loont een eerste schets. Plan een eerste schets
Het stappenplan
Van Excel naar 1 systeem, in vijf stappen
De grootste fout is alles in 1 keer willen vervangen. Zo doe je het rustig, zonder dat het werk stil komt te liggen.
- In kaart brengen: Zet je bestanden en je werk op papier. Welke Excel-bestanden zijn er, wie vult ze in en welke beslissing hangt ervan af? Teken het werk van de eerste vraag van een klant tot de betaalde factuur. Vaak blijkt de helft van de sheets een kopie of een hulplijstje. Precies dit doen we in de eerste schets, met de mensen die de bestanden elke dag openen.
- Kiezen: Begin bij het bestand dat het meeste kost. Kies het onderdeel waar nu de meeste tijd of fouten in zitten: vaak de offertes, de planning, de productieplanning of de uren. Laat de rest voorlopig staan. 1 onderdeel dat goed loopt, geeft rust en maakt de volgende stap makkelijker.
- Pakket of maatwerk: Kies tussen een pakket en maatwerk. Past een bestaand pakket bijna helemaal bij hoe je werkt, neem dan dat pakket: dat is meestal de snelste weg. Voor bouwbedrijven maken we Gereed, kant-en-klare software voor de bouw: gereed.app. Werkt jouw bedrijf anders dan het gemiddelde, dan is maatwerk software laten maken de betere keus: software die zich naar jou voegt in plaats van andersom.
- Overzetten: Neem je gegevens mee, laat Excel nog even open. Klanten, artikelen en prijzen hoeft niemand opnieuw in te typen: meestal lezen we ze in uit je bestaande bestanden. Een tijdje werk je in allebei. Pas als het nieuwe onderdeel dezelfde uitkomsten geeft als je sheet, gaat die sheet dicht.
- Team meenemen: Haal de mensen erbij die er elke dag mee werken. Software die de werkvloer links laat liggen, levert niets op. De mensen die de bestanden vullen, kennen de uitzonderingen die nergens staan. Daarom zitten ze mee aan tafel als we tekenen en testen ze elk onderdeel met hun eigen cijfers.
Als je spreadsheet stiekem een applicatie is geworden
Excel-macro's vervangen door een applicatie
Soms is een Excel-bestand allang geen rekenblad meer. Iemand bouwde er knoppen, invulschermen en automatische berekeningen in, met macro's: kleine programma's in VBA, de programmeertaal achter de knoppen in Excel. Inmiddels draait het halve bedrijf erop.
Dat is eigenlijk goed nieuws. Wie zo'n bestand bouwt, heeft jullie werk tot in de details uitgedacht. Elke knop is een stap in je proces, elke berekening een afspraak over hoe jullie rekenen en elke rare uitzondering in de code bestaat omdat de praktijk erom vroeg. De tekening ligt er dus al half. Dat het bestand nu kraakt, betekent niet dat er iets fout ging: je bedrijf groeide en het gereedschap niet.
Zo merk je dat het bestand zijn grens over is
- Alleen de bouwer durft in de code. Is hij vertrokken of heeft hij geen tijd, dan blijft alles zoals het is.
- Het bestand wordt traag. Openen duurt lang en bij veel gegevens loopt het vast, net als iedereen op de uitkomst wacht.
- Er kan maar 1 persoon tegelijk in. De rest wacht tot het bestand vrij is of maakt een eigen kopie.
- Een update van Office breekt iets. Daarna geven de knoppen een foutmelding en ligt het werk stil tot iemand de code repareert.
- Delen kan alleen door rond te mailen. Bij de klant, onderweg of op je telefoon kun je er niet mee werken.
- Macro's worden vaker tegengehouden. Office op Windows blokkeert standaard macro's in bestanden die van internet of uit een mailbijlage komen (bron: Microsoft). Stuurt iemand het bestand per mail rond, dan komen de knoppen bij de ontvanger geblokkeerd binnen.
Hoe we zo'n bestand vervangen
Excel-bestanden met macro's hebben we vaker vervangen door software. We bouwen ernaast, niet eroverheen. Met jou en de gebruikers lopen we door wat elke knop en elke berekening doet, ook de uitzonderingen die in de code verstopt zitten. Dan bouwen we per onderdeel een maatwerk applicatie: dezelfde logica, maar in de browser, met meerdere mensen tegelijk en op elk apparaat. Per onderdeel leggen we de uitkomsten naast elkaar en pas als ze gelijk zijn, gaat dat deel van het bestand uit gebruik.
Eerlijk antwoord
Wanneer volstaat Excel nog wel?
Niet elke sheet hoeft weg. Excel blijft prima voor:
- Berekeningen die je 1 keer maakt. Een investering doorrekenen of twee scenario's naast elkaar zetten: daar is Excel voor gemaakt.
- Werk van 1 persoon. Zolang niemand anders in het bestand hoeft en niemand op de uitkomst wacht, is er weinig aan de hand.
- Kleine aantallen. Een handvol offertes per jaar maak je sneller in een sheet dan in een systeem.
Ook een Excel met macro's mag blijven als jij vrijwel de enige bent die erin werkt, het bestand nergens aan gekoppeld hoeft te worden, de bouwer er nog is en alles vlot blijft rekenen.
Lopen alleen de versies door elkaar, zet het bestand dan eerst op OneDrive of SharePoint: dan werkt iedereen in hetzelfde bestand. Met macro's helpt dat maar half, want in Excel in de browser draaien ze niet.
De grens ligt waar een bestand een gedeeld systeem wordt: meerdere mensen, elke dag, met offertes, facturen of leveringen die ervan afhangen. Vanaf dat punt kosten fouten en dubbel werk meer dan je denkt, alleen staan ze op geen enkele factuur. Ook na de overstap mag Excel blijven voor analyses; de cijfers daarvoor kun je uit het nieuwe systeem halen.
Twijfel je aan welke kant van de grens je zit? Dat zoeken we samen uit in de eerste schets. Is Excel voor jou nog de beste keus, dan zeggen we dat ook.
Hoe wij je Excel overnemen
Eerst maken we een tekening van de route die het werk nu door je bestanden aflegt, met een nummer op elke plek waar het misgaat. Klopt die tekening, dan ligt de prijs van elke fase vast voordat we beginnen. Daarna komt onderdeel voor onderdeel in de browser te staan, getest met de getallen uit je eigen sheets. Hoe tekenen, afspreken en bouwen bij ons gaan, staat uitgetekend op de homepage.
Klant
AFA Cup: de teamlijst stond in Excel
De AFA Cup, een amateurvoetbaltoernooi in Alphen aan den Rijn, hield de teamlijst bij in Excel. Aanmeldingen kwamen per mail en de teams betaalden met losse tikkies, dus niemand zag snel wie al betaald had of hoeveel teams er nog bij konden. SwiftBase bouwt nu een app die het toernooi van begin tot eind regelt: inschrijven, betalen en teams. De aanmeldingen van de vorige editie verwerkte ons systeem al. SwiftBase is ook naamgevend partner van het toernooi.
“Mijn werk wordt weer mijn hobby.”
Lees het hele verhaal van AFA Cup.
Veelgestelde vragen
Hoe vervang ik Excel door een echt systeem?
Stap voor stap. Breng eerst je bestanden en je werk in kaart, kies het onderdeel waar het meeste misgaat, beslis of een pakket of maatwerk past en zet dan je gegevens over. Pas als dat onderdeel goed loopt, pak je het volgende aan. Alles in 1 keer omzetten maakt de overstap onnodig spannend.
Wat zijn de risico's van werken in Excel?
Versies die door elkaar lopen, formules die stilletjes verschuiven, kennis die bij 1 collega zit en geen actueel overzicht. Die kosten zie je niet terug op een factuur, maar je betaalt ze wel: in uren, in fouten in offertes en in klanten die bellen.
Moet ik alles in 1 keer vervangen?
Nee. Begin met het onderdeel dat nu de meeste tijd of fouten kost en laat de rest in Excel staan. Wij bouwen in losse onderdelen, dus jij bepaalt wanneer het volgende aan de beurt is.
Wat kost het om Excel te vervangen door software?
Dat hangt af van wat je bestanden nu allemaal doen. Daarom noemen we pas een prijs als de tekening er ligt; die tekening en het afspreken kosten je niets. Je krijgt dan per fase een vaste prijs en betaalt fase na fase. Wat er meetelt in die prijs, staat in wat maatwerk software kost.
Kunnen we onze gegevens uit Excel meenemen?
Meestal wel. Klanten, artikelen, prijzen en historie lezen we in uit je bestaande bestanden, zodat niemand ze opnieuw hoeft te typen. Hoe netjes je bestanden zijn, bepaalt hoeveel opschoonwerk erbij komt; dat zien we in de eerste schets.
Wanneer is Excel nog prima?
Voor berekeningen die je 1 keer maakt, voor analyses en voor werk van 1 persoon. Wordt een bestand iets waar meerdere collega's elke dag in werken en waar offertes of facturen van afhangen, dan is een systeem goedkoper dan de fouten. Meer daarover lees je hierboven bij Wanneer volstaat Excel nog wel?
Kunnen mijn formules en berekeningen mee naar een applicatie?
Ja, ze zijn zelfs het vertrekpunt. Je formules en macro's laten precies zien hoe jullie rekenen. We lopen ze met je door (ook de uitzonderingen) en bouwen dezelfde regels in de applicatie. Daarna leggen we de uitkomsten naast die van je Excel tot ze kloppen.
De bouwer van onze Excel werkt hier niet meer. Is dat een probleem?
Nee, dat komt vaak voor. Het bestand zelf vertelt veel: de formules, de macro's en de uitkomsten. De rest halen we op bij de mensen die er elke dag mee werken. Is de bouwer nog bereikbaar, dan is een kop koffie met hem mooi meegenomen, maar nodig is het niet.
Kunnen we tijdens de overstap in Excel blijven werken?
Ja, dat is de bedoeling. Het nieuwe systeem komt naast je Excel te staan. Per onderdeel vergelijken we de uitkomsten en pas als ze gelijk zijn, stap je voor dat onderdeel over. Er is dus geen dag waarop alles tegelijk moet kloppen.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Leg het bestand klaar waar het vaakst misgaat: daarmee begint de eerste schets. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag