Algemene voorwaarden

1. Wie is SwiftBase

1. Met "wij" en "SwiftBase" bedoelen we SwiftBase VOF. Ons KvK-nummer is 42115937 en ons adres is Herengracht 320, 1016 CE Amsterdam. Wij ontwerpen, bouwen, hosten, onderhouden en ondersteunen maatwerksoftware.
2. Met "u" bedoelen we onze zakelijke opdrachtgever. Dat kan een bedrijf, organisatie of overheidsinstelling zijn. Deze voorwaarden zijn niet bedoeld voor consumenten.
3. Met "applicatie" bedoelen we de software die wij voor u leveren of beheren. Dat kan bijvoorbeeld een webportaal, mobiele app, API, database of koppeling zijn. Ook de afgesproken documentatie hoort daarbij.
4. Met "overeenkomst" bedoelen we alle afspraken die samen bij de opdracht horen: de geaccepteerde offerte, eventuele projectafspraken, een SLA, een verwerkersovereenkomst en deze voorwaarden.
5. Met "schriftelijk" bedoelen we ook e-mail en berichten via een afgesproken digitaal portaal. Onze normale servicetijden zijn op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Nederlandse feestdagen vallen daar niet onder.

2. Wanneer deze voorwaarden gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes, opdrachten, projecten en doorlopende diensten. Ze gelden ook voor vervolgwerk en verlengingen, tenzij we samen schriftelijk iets anders afspreken.
2. Spreken documenten elkaar tegen? Voor privacy geldt eerst de verwerkersovereenkomst. Voor serviceafspraken geldt daarna de SLA. Vervolgens gelden de offerte of opdrachtbevestiging en daarna deze voorwaarden.
3. Uw eigen inkoopvoorwaarden of algemene voorwaarden gelden alleen als wij daar vooraf schriftelijk mee instemmen.
4. U ontvangt deze voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst. We sturen ze als bestand of als link die u kunt downloaden en bewaren.
5. Is een bepaling ongeldig of niet uitvoerbaar? Dan blijven de andere afspraken gewoon staan. We vervangen die bepaling samen door een geldige afspraak die zo dicht mogelijk bij de bedoeling komt.
6. Spreekt een van ons de ander niet meteen op een afspraak aan? Dan betekent dat niet dat die afspraak vervalt.

3. Offertes

1. Onze offertes zijn 30 dagen geldig. In de offerte kan een andere termijn staan.
2. We maken een offerte met de informatie die u ons geeft. Is die informatie onjuist of onvolledig, verandert de situatie of blijkt de opdracht anders te zijn? Dan mogen we de offerte aanpassen of intrekken.
3. Een inschatting van uren, gebruikers, opslag, licenties of kosten maken we zo realistisch mogelijk. Het is alleen een vaste prijs of harde grens als dat duidelijk in de offerte staat.
4. Kosten van andere partijen kunnen veranderen. Denk aan licenties, appstores, sms, e-mail, betaalproviders, kaartdiensten of AI-diensten. Heeft zo'n wijziging gevolgen voor uw opdracht? Dan laten we dat weten.
5. Aan een duidelijke fout in een offerte kunt u ons niet houden. Denk aan een tikfout, rekenfout of verkeerd overgenomen bedrag.

4. Hoe een opdracht tot stand komt

1. De overeenkomst is gesloten zodra u de offerte ondertekent, per e-mail akkoord geeft of ons na ontvangst van de offerte duidelijk vraagt om te beginnen.
2. Geeft iemand namens uw organisatie akkoord? Dan mogen wij ervan uitgaan dat die persoon dat ook mag doen.
3. Totdat de overeenkomst is gesloten, mogen wij een opdracht nog weigeren. We laten dit zo snel mogelijk weten.
4. We beginnen zodra we de informatie, toegangen en eventuele aanbetaling hebben ontvangen die we nodig hebben.
5. De afspraken zijn bedoeld voor u en voor ons. Een andere partij kan er alleen rechten aan ontlenen als we dat samen schriftelijk hebben afgesproken.

5. Wat er binnen de opdracht valt

1. In de offerte en eventuele projectbeschrijving staat wat wij leveren. Werk of functionaliteit die daar niet logisch onder valt, hoort niet automatisch bij de opdracht.
2. We voeren de opdracht zorgvuldig en professioneel uit. We zetten ons serieus in voor een goed resultaat. Een specifieke uitkomst, zoals een keurmerk of hogere omzet, beloven we alleen als dat schriftelijk is afgesproken.
3. Maatwerksoftware bouwen we meestal stap voor stap. Demo's en testversies zijn bedoeld om vroeg mee te kijken en bij te sturen. Ze kunnen nog onvolledig zijn en zijn zonder overleg niet bedoeld voor dagelijks gebruik.
4. Wij kiezen de techniek die volgens ons het beste past bij het doel, de beveiliging, het beheer en de kosten. Wilt u verplicht met een bepaalde techniek, standaard of leverancier werken? Dan moet dat vooraf in de opdracht staan.
5. Documentatie, trainingen, gegevensmigratie, inrichting, koppelingen, publicatie in appstores en hulp na oplevering leveren we alleen als dit is afgesproken.
6. Voor specialistisch werk mogen we andere deskundigen inschakelen. Wij blijven uw aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het werk dat zij namens ons uitvoeren.

6. Wat we van u nodig hebben

1. Om goed te kunnen leveren hebben we op tijd de juiste input nodig. U zorgt voor volledige informatie, beslissingen, feedback, testgegevens en toegang tot de systemen die bij de opdracht horen.
2. U wijst een contactpersoon aan die onze vragen kan beantwoorden en beslissingen mag nemen. Wij mogen handelen op basis van de instructies van die contactpersoon.
3. U controleert zelf of uw processen, inhoud, gegevensgebruik en instructies passen binnen de regels voor uw organisatie en branche. Wij geven geen juridisch, fiscaal, medisch of accountantsadvies, tenzij dat onderdeel van de opdracht is.
4. U regelt op tijd de accounts, licenties, API-sleutels, toestemming van leveranciers en hulp van andere partijen die we nodig hebben.
5. U test versies zorgvuldig in een realistische situatie. Vindt u iets dat niet goed werkt? Beschrijf dan wat u deed, wat u verwachtte en wat er daadwerkelijk gebeurde.
6. U bent verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de bestanden, teksten, afbeeldingen, gegevens en instructies die u aanlevert.
7. Moeten we wachten op u of op een partij die u heeft ingeschakeld? Dan schuift de planning mee. Extra kosten bespreken we vooraf en mogen we als meerwerk rekenen.

7. Planning en vertraging

1. Een planning of opleverdatum is een realistische inschatting. Het is alleen een harde deadline als we dat duidelijk en schriftelijk hebben afgesproken.
2. Een termijn begint pas als we alle informatie, toegangen, beslissingen en betalingen hebben ontvangen die voor die fase nodig zijn.
3. De planning schuift mee bij wijzigingen, meerwerk, vertraging aan uw kant, afhankelijkheid van andere partijen of overmacht.
4. Verwachten we dat een belangrijke datum niet wordt gehaald? Dan laten we dat zo snel mogelijk weten en maken we een nieuwe planning.
5. Ligt een project door uw kant langere tijd stil? Dan mogen we het werk dat al is gedaan factureren. De rest plannen we opnieuw in zodra het project verder kan.
6. Een boete bij vertraging geldt alleen als we die vooraf schriftelijk hebben afgesproken.

8. Wijzigingen en meerwerk

1. Wilt u tijdens het project iets toevoegen of veranderen? Dan bekijken we eerst wat dit doet met de prijs, planning, techniek en het toekomstige beheer.
2. We voeren meerwerk normaal gesproken pas uit nadat u schriftelijk akkoord heeft gegeven op de prijs of ureninschatting. Zo komt u niet voor verrassingen te staan.
3. Kleine aanpassingen die duidelijk binnen de afgesproken opdracht en begroting passen, behandelen we niet apart als meerwerk.
4. Soms komen we tijdens het werk een technisch probleem tegen dat vooraf niet zichtbaar was. We leggen dan uit wat er speelt en welke mogelijkheden er zijn. Extra werk doen we pas na overleg. Alleen bij een direct risico op een beveiligingsincident of gegevensverlies mogen we eerst de minimaal noodzakelijke maatregel nemen.
5. Wilt u voorgesteld meerwerk niet laten uitvoeren? Dan gaan we verder met de oorspronkelijke opdracht, zolang dat technisch en praktisch nog kan.

9. Prijzen en facturatie

1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere wettelijke heffingen. Kosten van andere partijen zijn alleen inbegrepen als dat in de offerte staat.
2. We factureren volgens het schema in de offerte. Is er geen schema afgesproken? Dan mogen we iedere maand het uitgevoerde werk en de gemaakte kosten factureren.
3. Werken we op uurbasis? Dan houden we de bestede tijd bij. Op verzoek ontvangt u een duidelijke specificatie.
4. Reis-, verblijf- en andere projectkosten rekenen we alleen door als dit is afgesproken of vooraf met u is afgestemd.
5. De prijs van een doorlopende dienst mogen we één keer per jaar aanpassen. U hoort dit minimaal 30 dagen vooraf. Gaat het om een duidelijke verhoging die niet komt door belastingen of hogere kosten van leveranciers? Dan mag u die dienst stoppen op de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
6. Bij een grote opdracht, betalingsachterstand of duidelijke twijfel over betaling mogen we vooraf een aanbetaling of andere zekerheid vragen.

10. Betalen

1. De betaaltermijn is 14 dagen na de factuurdatum, tenzij in de offerte iets anders staat.
2. Klopt een factuur volgens u niet? Laat dit dan zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 14 dagen schriftelijk weten. Leg ook uit waar u het niet mee eens bent. Het deel waar geen discussie over is, betaalt u wel op tijd.
3. Betaalt u niet op tijd? Dan bent u na de betaaltermijn in verzuim en mogen we wettelijke handelsrente rekenen. Normaal sturen we eerst een herinnering.
4. Daarnaast mogen we de wettelijke vergoeding van € 40 en redelijke incassokosten rekenen.
5. Blijft betaling uit nadat we een herinnering met een redelijke termijn hebben gestuurd? Dan mogen we het werk of de toegang tijdelijk stilzetten. We waarschuwen u vooraf en houden rekening met de gevolgen, tenzij de situatie direct ingrijpen vraagt.
6. Ontstaan er kosten door een onterechte terugboeking, mislukte betaling of blokkade aan uw kant? Dan mogen we redelijke herstelkosten doorberekenen.

11. Oplevering, testen en acceptatie

1. Tijdens de bouw zetten we waar dat past testversies voor u klaar. Zo kunt u meekijken, testen en op tijd bijsturen.
2. Na oplevering heeft u 14 dagen om de applicatie te beoordelen. In de overeenkomst kunnen we een andere periode of testprocedure afspreken.
3. Werkt iets niet zoals afgesproken? Meld dit dan schriftelijk en zo concreet mogelijk. Alleen een probleem dat normaal gebruik duidelijk belemmert, houdt de acceptatie tegen.
4. Kleine fouten, punten in de vormgeving of verbeterwensen houden de acceptatie niet tegen. We leggen ze vast en behandelen ze binnen de garantie, het onderhoud of als vervolgwerk.
5. De applicatie geldt als geaccepteerd zodra u die voor het dagelijkse werk gebruikt. Dat geldt ook als u binnen de testperiode geen probleem meldt dat normaal gebruik duidelijk belemmert.
6. Leveren we het project in losse onderdelen op? Dan kan ieder onderdeel apart worden getest en geaccepteerd.
7. Nieuwe wensen, aangepaste processen en uitbreidingen na acceptatie vallen onder onderhoud of meerwerk.

12. Garantie: als er iets niet goed werkt

1. Vindt u binnen twee maanden na acceptatie een fout waardoor de applicatie niet werkt zoals schriftelijk is afgesproken? Dan herstellen we die zonder extra arbeidskosten.
2. De garantie geldt niet voor nieuwe wensen, ander gebruik, verkeerde invoer, onjuiste instellingen, gebruik in een niet-afgesproken omgeving of aanpassingen door u of een andere partij zonder onze toestemming.
3. De garantie geldt ook niet als het probleem alleen wordt veroorzaakt door software, apparatuur, een koppeling of een dienst van een andere partij waarop wij geen invloed hebben.
4. Soms lossen we een probleem eerst tijdelijk op, zodat u snel verder kunt. Daarna werken we binnen een redelijke termijn aan de blijvende oplossing.
5. Geen enkele software is gegarandeerd volledig foutloos. Gemelde fouten die we kunnen nabootsen, onderzoeken en behandelen we wel zorgvuldig volgens deze afspraken.

13. Support en onderhoud

1. Support en onderhoud zijn alleen inbegrepen als dit in de offerte, een abonnement of een SLA staat. Anders bespreken we het werk en het tarief eerst met u.
2. Een fout of storing meldt u via het afgesproken e-mailadres of portaal. Geef genoeg informatie mee om het probleem te kunnen onderzoeken.
3. Is support afgesproken? Dan reageren we binnen één werkdag tijdens onze servicetijden, tenzij de SLA een andere reactietijd noemt. Een reactietijd is niet hetzelfde als de tijd waarin het probleem volledig is opgelost.
4. Kunt u door een fout in onze applicatie niet of bijna niet werken? Dan krijgt die storing de hoogste prioriteit. Hoe snel we het probleem kunnen oplossen, hangt ook af van de oorzaak en van andere betrokken partijen.
5. Onderhoud bestaat uit het herstellen van fouten en het technische werk dat we hebben afgesproken. Nieuwe functies, aangepaste processen, grote upgrades en wijzigingen aan externe koppelingen horen daar niet automatisch bij.
6. Support buiten onze normale servicetijden leveren we alleen als dit vooraf is afgesproken.

14. Updates en wijzigingen aan de applicatie

1. Wij mogen technische updates uitvoeren die nodig zijn om de applicatie veilig, stabiel en goed beheerbaar te houden.
2. We proberen de werking en het gebruik daarbij niet onnodig te veranderen. Heeft een update merkbare gevolgen? Dan laten we dit vooraf weten als dat mogelijk is.
3. Bij een dringend beveiligingsprobleem mogen we meteen handelen. Daarna informeren we u zo snel mogelijk over wat we hebben gedaan en wat dit betekent.
4. We kunnen een verouderde versie of techniek niet onbeperkt blijven ondersteunen. Wordt verder gebruik onveilig of onpraktisch? Dan bespreken we op tijd een overstap.
5. Verandert de wet of een verplichte technische standaard? Dan bekijken we samen welke aanpassingen nodig zijn. Werk dat niet binnen het bestaande onderhoud valt, behandelen we als meerwerk.

15. Hosting en beschikbaarheid

1. Leveren wij de hosting? Dan draaien de applicatie en uw data normaal gesproken op servers in Nederland. Gebruiken we een andere locatie of leverancier, dan maken we daar passende afspraken over en houden we rekening met de AVG.
2. We zetten ons in voor een goede en stabiele bereikbaarheid. Een beschikbaarheid van 100% geldt alleen als dit duidelijk in een SLA staat.
3. Voor onderhoud kan de applicatie tijdelijk minder goed bereikbaar of offline zijn. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten normale kantoortijden. Heeft het merkbare gevolgen? Dan kondigen we het vooraf aan.
4. Spoedonderhoud mogen we direct uitvoeren als dit nodig is voor de beveiliging, stabiliteit of om schade te voorkomen.
5. Storingen in internetverbindingen, apparatuur, netwerken of diensten die wij niet beheren, vallen niet onder onze beschikbaarheid.
6. Gebruikt de applicatie onverwacht veel opslag, dataverkeer, rekenkracht of andere capaciteit? Dan zoeken we eerst samen naar een oplossing. Meer capaciteit kan extra kosten meebrengen.
7. Bij discussie over de beschikbaarheid gebruiken we in eerste instantie de gegevens uit onze beheer- en monitoringssystemen. Heeft u duidelijke informatie waaruit iets anders blijkt? Dan nemen we die mee.

16. Back-ups en herstel

1. Als wij de hosting verzorgen, maken we regelmatig back-ups. Hoe vaak en hoelang we die bewaren staat in de overeenkomst of het hostingplan.
2. Een back-up is bedoeld om gegevens te herstellen na een storing of incident. Het is geen onbeperkt archief en vervangt uw eigen wettelijke administratie- en bewaarplicht niet.
3. Bij herstel kunnen wijzigingen na de laatste bruikbare back-up verloren gaan. In de overeenkomst staat welk herstelpunt u normaal kunt verwachten.
4. Is herstel nodig door een fout die aan ons ligt? Dan rekenen we daarvoor geen extra arbeidskosten. Is herstel nodig door een verwijdering, fout of instructie aan uw kant? Dan mogen we dit als support of meerwerk rekenen.
5. We controleren regelmatig of het back-upproces technisch werkt. Toch kan een afzonderlijke back-up door een onverwachte oorzaak beschadigd of onvolledig zijn.
6. Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk in beveiligde back-ups staan. Ze verdwijnen zodra die back-ups volgens het normale schema worden overschreven.

17. Beveiliging en accounts

1. Wij nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die passen bij de applicatie, de gegevens en de risico's die we redelijk kunnen voorzien.
2. Niemand kan volledige veiligheid garanderen. We houden de beveiliging wel actief bij en nemen passende maatregelen als nieuwe risico's bekend worden.
3. U zorgt dat iedere gebruiker een persoonlijk account heeft, inloggegevens geheimhoudt en beschikbare extra beveiliging, zoals tweestapsverificatie, zorgvuldig gebruikt.
4. U beheert wie toegang heeft. Gaat iemand uit dienst, raakt een apparaat kwijt of vermoedt u misbruik van een account? Meld dit dan direct en trek waar mogelijk de toegang in.
5. U mag beveiliging niet omzeilen. Voer ook niet zonder onze toestemming een penetratietest, automatische scan of aanval uit op de productieomgeving. Een professionele beveiligingstest stemmen we vooraf af, zodat andere klanten en systemen niet worden geraakt.
6. Ontdekt u mogelijk een beveiligingslek? Meld dit dan direct bij ons. Maak het niet openbaar voordat we een redelijke kans hebben gehad om het te onderzoeken en op te lossen.
7. Voor beveiliging, foutonderzoek, het voorkomen van misbruik en beheer mogen we loggegevens gebruiken. Daarbij volgen we de privacy-afspraken.

18. Koppelingen en diensten van anderen

1. Een applicatie kan afhankelijk zijn van externe software en diensten. Denk aan API's, appstores, besturingssystemen, hosting, e-mail, sms en betaalproviders.
2. Voor die diensten gelden vaak eigen voorwaarden, limieten, prijzen en privacyregels. Moet een account of licentie op uw naam staan? Dan regelt u die zelf.
3. Wij zijn niet verantwoordelijk voor een storing, wijziging, blokkade of stopzetting bij een andere partij waarop wij geen invloed hebben. We helpen wel om de oorzaak en gevolgen te onderzoeken.
4. Verandert een externe koppeling of stopt een API? Dan kan de applicatie aangepast moeten worden. Dit valt alleen onder onderhoud als dat is afgesproken. Anders behandelen we het als meerwerk.
5. Wij kunnen niet garanderen dat een appstore, platform of leverancier een publicatie goedkeurt. We zorgen er wel voor dat de door ons geleverde applicatie zo goed mogelijk aansluit op de eisen die op dat moment bekend zijn.
6. We mogen open-sourcesoftware en andere standaardonderdelen gebruiken. De licentievoorwaarden van die onderdelen blijven gelden.

19. Van wie is wat: software en broncode

1. De rechten op onze werkwijze, ontwerpen, broncode, generieke bouwstenen, hulpmiddelen, documentatie en applicatie blijven bij ons. Alleen als we schriftelijk iets anders afspreken, dragen we rechten over.
2. Zodra alles is betaald, mag u de applicatie binnen uw eigen organisatie gebruiken voor het afgesproken doel en voor het afgesproken aantal gebruikers of omgevingen. Dit gebruiksrecht is niet exclusief.
3. Zonder onze toestemming mag u de applicatie niet verkopen, verhuren, aan anderen in gebruik geven, openbaar maken of inzetten om voor derden een vergelijkbare softwaredienst aan te bieden.
4. U mag technische beveiligingen niet verwijderen en de applicatie niet namaken of technisch terugvertalen. Een wettelijke uitzondering blijft natuurlijk gelden.
5. Hebben we afgesproken dat de maatwerkapplicatie uw eigendom wordt? Dan dragen we na volledige betaling de afgesproken rechten, broncode en documentatie over. Open-sourceonderdelen, rechten van anderen en onze bestaande of algemene bouwstenen blijven daarvan uitgezonderd.
6. Zijn onze algemene bouwstenen nodig om de overgedragen applicatie te gebruiken? Dan krijgt u daarvoor een blijvend gebruiksrecht binnen die applicatie. Wij mogen dezelfde bouwstenen en onze kennis ook voor andere klanten blijven gebruiken.
7. Toegang tot onze broncode-opslag, periodieke levering van broncode of een escrow-regeling geldt alleen als we dit apart hebben afgesproken.
8. U verwijdert geen vermeldingen over auteursrecht, merken of eigendom uit de applicatie of documentatie.

20. Uw materialen en rechten van derden

1. Bestanden, huisstijl, teksten, afbeeldingen, data en andere materialen die u aanlevert blijven van u of van de oorspronkelijke rechthebbende.
2. U bevestigt dat u deze materialen aan ons mag geven en dat wij ze voor de opdracht mogen gebruiken.
3. Komt er een claim omdat materiaal of een instructie van u inbreuk maakt op rechten of op de wet? Dan bent u verantwoordelijk voor het deel dat door uw handelen is ontstaan.
4. Krijgt u een serieuze claim dat software die wij hebben gemaakt inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht? Meld dit dan direct en laat ons de verdediging en oplossing coördineren. We mogen het betrokken onderdeel aanpassen of vervangen. Is dat niet haalbaar, dan mogen we het gebruiksrecht beëindigen en een redelijk deel van de betaalde vergoeding terugbetalen.
5. Dit geldt niet als de claim ontstaat door een wijziging van u, een combinatie die wij niet hebben voorgeschreven, gebruik buiten het afgesproken doel of materiaal dat u zelf heeft aangeleverd.

21. Data en data-export

1. De data die u en uw gebruikers in de applicatie zetten blijft van u. Wij gebruiken die data alleen om onze afspraken uit te voeren, de dienst te beveiligen en aan de wet te voldoen.
2. U bent verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, bewaartermijnen en rechtmatigheid van uw data.
3. Tijdens de samenwerking helpen we op verzoek met een normale export van uw data. Biedt de applicatie al een standaardexport? Dan kunt u die zelf gebruiken.
4. Stopt de samenwerking? Dan leveren we uw data aan in een gangbaar en bruikbaar formaat, bijvoorbeeld CSV- of Excel-bestanden met de beschikbare bijlagen. Is de database alleen voor u ingericht, dan kunnen we waar mogelijk ook een databasekopie leveren.
5. Een data-export bevat niet automatisch onze broncode, beveiligingsinformatie, gegevens van andere klanten of onderdelen waarop rechten van anderen rusten.
6. Een normale export bij beëindiging is inbegrepen. Wilt u een uitgebreide conversie, opschoning, maatwerkexport of hulp bij de overstap naar een ander systeem? Dan bespreken we dit als meerwerk.
7. Na het einde van de overeenkomst houden we uw actieve data nog 30 dagen beschikbaar voor de afgesproken export. In de overeenkomst of verwerkersovereenkomst kan een andere termijn staan. Daarna mogen we de data verwijderen of anonimiseren, behalve wanneer de wet ons verplicht iets te bewaren.
8. Kopieën in back-ups verdwijnen volgens het normale back-up- en overschrijfschema.

22. Privacy en persoonsgegevens

Lees ook onze privacyverklaring, waarin staat welke persoonsgegevens wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

1. We houden ons allebei aan de AVG en aan andere privacyregels die voor onze eigen rol gelden.
2. Bepaalt u waarom en hoe persoonsgegevens in de applicatie worden gebruikt en verwerken wij die gegevens voor u? Dan bent u volgens de AVG de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker.
3. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met de afspraken die de AVG vereist. Deze algemene voorwaarden vervangen die overeenkomst niet.
4. Wij verwerken persoonsgegevens alleen volgens uw vastgelegde instructies, behalve als de wet ons verplicht iets anders te doen.
5. Iedereen die namens ons toegang heeft tot persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding. Die verplichting leggen we ook op aan subverwerkers.
6. Is er bij ons een beveiligingsincident met persoonsgegevens? Dan informeren we u zonder onnodige vertraging. U beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of een melding aan betrokkenen of de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is, tenzij we daar apart andere afspraken over maken.
7. Binnen redelijke grenzen helpen we bij verzoeken van betrokkenen, beveiligingsonderzoek, een DPIA en vragen van toezichthouders. Vraagt dit duidelijk meer werk dan bij de normale dienstverlening hoort? Dan bespreken we vooraf het tarief.
8. U zorgt voor een geldige grondslag, duidelijke privacy-informatie en voert niet meer persoonsgegevens in dan nodig is.

23. Vertrouwelijkheid

1. Wat wij leren over uw organisatie, systemen, klanten en werkwijze houden we vertrouwelijk. U behandelt onze niet-openbare technische, commerciële en beveiligingsinformatie op dezelfde manier.
2. We delen vertrouwelijke informatie alleen met mensen die deze voor de opdracht nodig hebben en die verplicht zijn om er vertrouwelijk mee om te gaan.
3. Informatie is niet vertrouwelijk als die al openbaar was, rechtmatig van iemand anders is ontvangen, aantoonbaar al bekend was of zelfstandig is ontwikkeld zonder de vertrouwelijke informatie te gebruiken.
4. Moeten we informatie delen door de wet of een bevoegd bevel? Dan delen we niet meer dan nodig. Als het mag, informeren we u vooraf.
5. De geheimhouding blijft na het einde van de samenwerking gelden zolang de informatie vertrouwelijk is.
6. We gebruiken uw naam of logo alleen als referentie als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

24. Hoe de applicatie gebruikt mag worden

1. U gebruikt de applicatie voor het afgesproken zakelijke doel. U zorgt er ook voor dat uw gebruikers de gebruiksinstructies en deze afspraken volgen.
2. U mag via de applicatie geen strafbare, onrechtmatige, discriminerende, bedreigende of schadelijke inhoud opslaan of verspreiden.
3. U gebruikt de applicatie niet voor malware, spam, ongeoorloofde surveillance, het binnendringen van systemen of andere activiteiten die systemen of gebruikers verstoren.
4. U veroorzaakt geen onnodig zware technische belasting, omzeilt geen gebruikslimieten en leest niet zonder toestemming grote hoeveelheden gegevens automatisch uit.
5. Wilt u de applicatie gebruiken voor medische diagnose, noodhulp of een ander proces waarbij een storing direct ernstig letsel kan veroorzaken? Dan moet dat vooraf duidelijk zijn afgesproken en moet de applicatie daarvoor zijn ontworpen en getest.
6. Bij ernstig of herhaald misbruik mogen we de toegang tijdelijk blokkeren of een andere passende maatregel nemen. Waar dat kan, waarschuwen we eerst en krijgt u tijd om het probleem te herstellen.

25. Duur en opzegging

1. Een project loopt totdat het afgesproken werk is uitgevoerd, opgeleverd en betaald.
2. De looptijd van hosting, onderhoud, support en andere doorlopende diensten staat in de offerte. Staat er geen looptijd? Dan loopt de dienst voor onbepaalde tijd en mogen u en wij schriftelijk opzeggen met één maand opzegtermijn.
3. Een overeenkomst met een vaste looptijd kan niet tussentijds zonder reden worden opgezegd, tenzij de offerte dat wel toestaat.
4. Wilt u een project eerder stoppen? Dan betaalt u het werk dat al is uitgevoerd, kosten die we al bij leveranciers hebben gemaakt en kosten die we redelijk niet meer kunnen voorkomen. We rekenen niet automatisch de winst over het hele resterende project.
5. Wij mogen een doorlopende overeenkomst zonder vaste einddatum stoppen met een opzegtermijn van twee maanden, tenzij in de offerte iets anders staat.
6. Opzeggen kan per e-mail aan het vaste contactadres. Vermeld duidelijk welke overeenkomst of dienst u wilt beëindigen.

26. Tijdelijk opschorten

1. Wij mogen het werk of de toegang tijdelijk stilzetten als u na een waarschuwing niet betaalt, een belangrijke afspraak niet nakomt of de applicatie onrechtmatig of onveilig gebruikt.
2. Bij een direct beveiligingsrisico, dreigend gegevensverlies of een ernstige storing mogen we meteen handelen. We informeren u daarna zo snel mogelijk.
3. We kiezen een maatregel die past bij het probleem en proberen onnodige gevolgen te voorkomen.
4. Is de reden voor de opschorting opgelost? Dan hervatten we de dienstverlening binnen een redelijke termijn.
5. Kosten en abonnementen kunnen tijdens een opschorting door uw handelen doorlopen als wij capaciteit, licenties of diensten voor u beschikbaar moeten houden.
6. Een tijdelijke opschorting beëindigt de overeenkomst niet. De andere afspraken blijven gelden.

27. Stoppen met de samenwerking

1. Komt een van ons een belangrijke afspraak niet na? Dan krijgt die partij eerst een schriftelijke waarschuwing en een redelijke termijn om het probleem op te lossen. Gebeurt dat niet, dan mag de ander het getroffen deel van de overeenkomst beëindigen.
2. Zo'n hersteltermijn is niet nodig als de afspraak onmogelijk nog kan worden nagekomen, de ander duidelijk zegt dat niet te zullen doen of de wet directe beëindiging toestaat.
3. Gaat een van ons failliet, vraagt die partij uitstel van betaling aan, stopt de onderneming of maakt beslag nakoming ernstig onzeker? Dan mag de ander de overeenkomst direct beëindigen, zolang de wet dat toestaat.
4. Bij ernstig onrechtmatig gebruik, een bewuste beveiligingsaanval of herhaald misbruik mogen we de betrokken dienst direct stoppen als we redelijk niet verder kunnen.
5. Werk en diensten die al zijn geleverd, moeten bij beëindiging worden betaald. Heeft u vooruitbetaald voor een periode waarin wij zonder fout van uw kant niet meer leveren? Dan betalen we dat deel naar verhouding terug.
6. We helpen redelijk mee aan een nette afronding en data-export. Extra werk voor migratie of overdracht mogen we als meerwerk rekenen.
7. Afspraken over betaling, rechten op software, data, privacy, geheimhouding, aansprakelijkheid en geschillen blijven na het einde gelden als dat voor hun werking nodig is.

28. Als er schade ontstaat

1. Gaat er door een fout van ons iets mis? Geef ons dan eerst schriftelijk de kans om het probleem binnen een redelijke termijn op te lossen of de schade te beperken.
2. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade. Daaronder vallen redelijke kosten om de oorzaak te vinden, verdere schade te beperken en data te herstellen als dat herstel onder onze afgesproken back-upverplichting valt.
3. Onze totale aansprakelijkheid voor één gebeurtenis of meerdere gebeurtenissen met dezelfde oorzaak is maximaal het bedrag exclusief btw dat u voor het getroffen deel in de 12 maanden vóór de schade heeft betaald of nog moest betalen. Bij een eenmalig project is het maximum nooit hoger dan de totale projectprijs.
4. Wij vergoeden geen indirecte schade. Denk aan gemiste winst of omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van klanten, bedrijfsstilstand of claims van uw klanten.
5. Verlies of beschadiging van data vergoeden we alleen als wij verantwoordelijk waren voor de back-up of het herstel en het verlies bij correcte uitvoering voorkomen had moeten worden.
6. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade doordat u onjuiste informatie geeft, waarschuwingen niet opvolgt, onvoldoende test of zonder onze toestemming wijzigingen laat uitvoeren.
7. U doet wat redelijk mogelijk is om schade te beperken en meldt een claim zo snel mogelijk. Een aanspraak vervalt 12 maanden nadat u de schade en onze mogelijke rol heeft ontdekt of redelijk had kunnen ontdekken.
8. Deze grenzen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding. Ze gelden ook niet als de wet een beperking verbiedt.

29. Claims van derden

1. Krijgt een van ons een claim van iemand anders die met de opdracht te maken heeft? Dan informeren we elkaar snel en werken we samen om de claim goed te behandelen en schade te beperken.
2. Ontstaat een claim direct door onrechtmatige data of materialen die u aanlevert, door uw instructies, gebruik buiten de afspraken of een andere fout van uw kant? Dan beschermt u ons tegen het deel van die claim dat daardoor is ontstaan.
3. Iedere partij blijft betrokken bij de eigen verdediging. Geen van ons sluit zonder overleg een regeling die de ander tot iets verplicht.
4. Kosten door de fout van één partij worden alleen vergoed als ze redelijk, aantoonbaar en juridisch verschuldigd zijn.

30. Overmacht

1. Soms kunnen we een afspraak niet nakomen door iets waar we geen redelijke invloed op hebben. Denk aan een grote internet- of stroomstoring, uitval van een belangrijke leverancier, een cyberaanval, oorlog, brand, natuurramp, epidemie, staking buiten onze organisatie of een overheidsmaatregel.
2. Ook een storing bij een hosting-, cloud-, telecom- of platformleverancier kan overmacht zijn als wij die storing niet konden voorkomen of zelf oplossen.
3. Zolang de overmacht duurt, hoeven we de getroffen afspraak tijdelijk niet uit te voeren. We houden u op de hoogte, beperken de gevolgen waar dat kan en gaan verder zodra dat weer mogelijk is.
4. Werk en diensten die vóór of tijdens de overmacht correct zijn geleverd, moeten wel worden betaald.
5. Duurt de overmacht langer dan drie maanden? Dan mogen u en wij het deel dat nog niet is uitgevoerd schriftelijk beëindigen. Het werk dat al is gedaan rekenen we naar verhouding af.
6. Voor het deel dat door overmacht niet kon worden uitgevoerd, hoeft geen van ons schadevergoeding te betalen.

31. Klachten

1. Bent u ergens niet tevreden over? Laat dit dan schriftelijk en zo snel mogelijk weten. Gaat het om een probleem bij oplevering, dan gelden ook de termijnen uit het hoofdstuk over acceptatie.
2. Beschrijf duidelijk wat er volgens u niet goed gaat en geef de informatie die we nodig hebben om het te onderzoeken.
3. We bevestigen uw klacht en reageren normaal gesproken binnen 14 dagen. Hebben we meer tijd nodig voor onderzoek? Dan laten we weten wanneer u onze reactie kunt verwachten.
4. We zoeken eerst samen naar een praktische oplossing. Het deel van een factuur waar geen discussie over is, blijft ondertussen betaalbaar.

32. Nederlands recht en geschillen

1. Op alle afspraken tussen u en ons geldt Nederlands recht.
2. Ontstaat er een geschil? Dan bespreken de vaste contactpersonen het eerst. Lukt dat niet, dan laten we iemand van beide organisaties met beslissingsbevoegdheid proberen om samen tot een oplossing te komen.
3. Komen we er samen niet uit? Dan behandelt de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam het geschil, behalve als de wet een andere rechter verplicht stelt.
4. Bestaat er ook een vertaling van deze voorwaarden? Dan is bij verschil in uitleg de Nederlandse versie leidend.

33. Wijziging van deze voorwaarden

1. We mogen deze voorwaarden aanpassen voor nieuwe offertes en overeenkomsten. Op swiftbase.nl staat de actuele versie met versiedatum.
2. Voor een bestaande eenmalige opdracht blijft de versie gelden die u bij het sluiten van de overeenkomst heeft ontvangen.
3. Bij een doorlopende dienst mogen nieuwe voorwaarden na minimaal 30 dagen ingaan. U ontvangt de volledige nieuwe versie en een duidelijke uitleg van belangrijke veranderingen.
4. Is een verandering duidelijk nadelig voor u en is die niet nodig door de wet, beveiliging of een verplichte eis van een leverancier? Dan mag u de doorlopende dienst stoppen voordat de verandering ingaat.
5. Moet een wijziging direct ingaan door de wet of door een dringend beveiligingsrisico? Dan mag dat eerder. We informeren u zo snel mogelijk.

Vragen over deze voorwaarden

Is iets niet duidelijk of wilt u ergens een afspraak over maken die hiervan afwijkt? Neem gerust contact met ons op, dan leggen we het uit of leggen we het samen anders vast.