Keuzehulp · AFAS
AFAS alternatief: welke route past bij jouw bedrijf?
Zoek je een AFAS alternatief? Kijk dan eerst waar het knelt, want voor middelgrote bedrijven zijn er drie routes.
Soms past een ander pakket beter. Soms doet AFAS zijn werk en mist alleen een koppeling met het systeem ernaast. En soms houd je AFAS voor personeel, salaris en de boekhouding, met een eigen applicatie ernaast voor het werk op de vloer. Hieronder staan de drie routes naast elkaar. Ook als de uitkomst is: houd AFAS.
Je betaalt niets voor de eerste schets. Past AFAS het best, dan hoor je dat van ons.
Kies je route
Drie routes. Welke herken je?
Lees de drie kaarten en kijk waar je jezelf in herkent. Elke kaart verwijst naar het stuk hieronder dat erover gaat.
- 1
Een ander pakket past beter
Herken je dit?- Je gebruikt AFAS vooral voor de boekhouding.
- Grote delen van het pakket heb je nooit ingericht.
- Voor jouw vak bestaat software die je werk al kent.
- 2
Een koppeling is genoeg
Herken je dit?- AFAS doet wat het moet doen.
- Uren, orders of medewerkers gaan met de hand naar een ander systeem.
- Dat andere systeem wil je ook houden.
- 3
Maatwerk naast AFAS
Herken je dit?- Werkbonnen, planning of inschrijvingen leven in Excel naast AFAS.
- Je hebt AFAS al zo ver opgerekt als het gaat.
- Voor personeel, salaris en de boekhouding wil je AFAS houden.
Route 1
Route 1: een ander pakket
Een ander pakket is de goede keus als je AFAS vooral voor de boekhouding gebruikt, of als er voor jouw vak al software is die je werk kent. Denk aan:
- een los boekhoudpakket, zoals Exact Online, als de boekhouding het enige deel is dat je echt gebruikt;
- een branchepakket: software die voor 1 vak is gemaakt, als je werk lijkt op dat van anderen in je branche.
Overstappen is ook werk. Je zet gegevens over, richt het nieuwe pakket in en leert je mensen ermee werken. Kies daarom op wat jullie elke dag doen, niet op de langste lijst met functies. En vraag elke leverancier hoe je je gegevens terugkrijgt als je ooit weer vertrekt.
Kies je Exact Online, dan lees je bij Exact Online-koppeling hoe je eigen systeem daarmee praat. Verder noemen we geen merknamen. Welk pakket past, hangt af van je vak en van wat je nu in AFAS doet.
Route 2
Route 2: AFAS houden en koppelen
Doet AFAS wat het moet doen, maar typt iemand gegevens over van of naar een ander systeem? Dan is een koppeling genoeg: software die de twee systemen dezelfde gegevens laat gebruiken. AFAS heeft daar een eigen aansluiting voor. Je AFAS-beheerder bepaalt welke gegevens erdoor mogen. Hoe het werkt en wat je beheerder ervoor regelt, lees je bij AFAS-koppeling.
Route 3
Route 3: maatwerk naast AFAS
Werk dat per bedrijf heel anders loopt, past niet altijd in een standaardpakket. Denk aan werkbonnen op locatie, een planning die elk uur verandert of inschrijvingen via je website. Je kunt AFAS met vrije velden en workflows oprekken, maar op een gegeven moment wordt het pleisters plakken. Dan ontstaat vaak hetzelfde beeld: de administratie loopt in AFAS, het werk zelf in Excel.
Dan houd je AFAS voor wat het goed doet: personeel, salaris en de financiële administratie. Daarnaast komt een eigen applicatie voor het werk op de vloer. Een applicatie is software die je in de browser of op je telefoon gebruikt, gebouwd rond hoe jullie werken. De twee praten via een koppeling: medewerkers en projecten komen uit AFAS, uren en facturen gaan erheen. Niemand typt iets twee keer en AFAS blijft de bron voor je personeel en je cijfers.
Je vervangt AFAS dus niet. Je vult het aan op de plek waar het knelt. Wat we bouwen, wordt van jou: na elke betaalde fase hoort de code van die fase bij jou. Dat legt artikel 19 van onze voorwaarden vast.
Wat AFAS goed doet
AFAS is Nederlandse software die veel administratie in 1 pakket samenbrengt. Het gaat om de financiële administratie, verkoop en inkoop, projecten en personeelszaken en salaris, met verlof, verzuim en loonstroken. Gebruik je dat allemaal, dan heb je 1 plek voor alle gegevens van je bedrijf. Daar is weinig mis mee.
Je richt AFAS zelf in. Dat doe je met vrije velden en eigen tabellen: extra vakjes en lijsten die je zelf aan het pakket toevoegt. En met workflows: vaste routes langs de mensen die iets moeten goedkeuren, zoals een inkooporder of een verlofaanvraag. Maatwerk levert AFAS zelf niet; dat staat letterlijk in de handleiding van AFAS. Lukt iets niet met inrichten, dan zoek je de oplossing buiten AFAS.
Kosten
Hoe het kostenmodel van AFAS werkt
Bij AFAS betaal je een vast bedrag per maand. Hoe hoog dat is, hangt af van je licentie: het recht om het pakket te gebruiken. In de licentie staat welke onderdelen je hebt en hoeveel gebruikers en medewerkers meetellen. Voor het ERP-deel, de administratie van verkoop en inkoop tot financiën, geldt een minimum van 10 gebruikers of medewerkers. Voor HRM en Payroll, het deel voor personeel en salaris, is dat 25. Updates zitten in het maandbedrag. Na het eerste jaar kun je per maand opzeggen.
Daar komt de inrichting bij. Die kost tijd van je eigen mensen en vaak ook van een adviseur die AFAS op jouw bedrijf afstelt.
Een bedrag voor jouw situatie noemen we hier niet: dat hangt van je licentie af. De vraag die er wel toe doet: welk deel van AFAS gebruik je echt? Wie vooral orders, projecten en facturen bijhoudt, gebruikt maar een deel van wat AFAS kan. Dan loont het om te kijken of dat deel ergens anders beter past.
Een eigen systeem is ook niet gratis. Je betaalt per fase, tegen een vaste prijs die je vooraf kent. Daarna kost de hosting geld, in Nederland bij TransIP; die rekening wordt hoger naarmate de server zwaarder moet zijn. Hoe die som eruitziet, lees je bij kosten van maatwerk software.
Over AFAS: zo staat het op afas.nl en in de handleiding op help.afas.nl, gelezen op 21 oktober 2026.
Signalen dat je AFAS-omgeving niet goed is ingericht
Niet elk probleem met AFAS vraagt om iets nieuws. Soms is het pakket gewoon niet goed ingericht. Let op deze signalen:
- Naast AFAS draaien Excel-lijsten die belangrijker zijn geworden dan AFAS zelf.
- Mensen omzeilen een workflow en regelen het via de mail.
- Hetzelfde gegeven wordt op twee plekken ingevoerd.
- Niemand vertrouwt de rapporten, dus iemand rekent ze na.
- Er zijn vrije velden waarvan niemand meer weet waar ze voor dienen.
Past het werk zelf wel in AFAS, dan is herinrichten de goedkoopste route. Laat je AFAS-beheerder ernaar kijken: de collega of adviseur die AFAS inricht. Past het werk er niet in, dan blijft herinrichten pleisters plakken. Dan kom je uit bij route 2 of route 3.
In het kort
Wanneer AFAS gewoon de juiste keus is (en wanneer niet)
AFAS houden is geen verlies. Voor veel bedrijven is het de beste keus. Dit is de keuzehulp in het kort.
- Jouw situatie
- Je wilt personeel, salaris en financiën in 1 pakket en gebruikt het meeste ervan.
- Wat past
- AFAS houden.
- Jouw situatie
- Het werk past in AFAS, maar het pakket is rommelig ingericht.
- Wat past
- Herinrichten met je AFAS-beheerder.
- Jouw situatie
- Je gebruikt AFAS vooral voor de boekhouding.
- Wat past
- Route 1: een ander pakket.
- Jouw situatie
- AFAS klopt, maar gegevens gaan met de hand naar een ander systeem.
- Wat past
- Route 2: een koppeling.
- Jouw situatie
- Het werk op de vloer leeft in Excel naast AFAS.
- Wat past
- Route 3: een eigen applicatie naast AFAS.
Zo pakken we het aan
Hoe we samen de route kiezen
We beginnen bij je werk, niet bij AFAS: in de eerste schets tekenen we hoe een order, een klus of een nieuwe collega door je bedrijf gaat en waar AFAS daarin meedoet. Op die tekening zie je welke route past, ook als dat AFAS houden is. Kies je voor een koppeling of een eigen applicatie, dan spreken we per fase een vaste prijs af voordat we bouwen. Hoe tekenen, afspreken en bouwen in elkaar grijpen, laat de homepage zien.
Wat je van ons mag verwachten
Kies je route 2 of 3, dan krijg je dit van ons:
- Je werk en de plek van AFAS daarin staan op papier, voordat er iets gebouwd wordt.
- Per fase ken je vooraf de vaste prijs.
- We proberen alles eerst uit op een kopie van je gegevens of in de testomgeving van AFAS, nooit meteen in je echte administratie.
- AFAS en je huidige lijsten blijven werken tot het nieuwe deel er staat.
Welke bedrijven al met ons werken, staat bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.
Lees ook
Veelgestelde vragen
Wat is een goed alternatief voor AFAS voor een MKB-bedrijf?
Dat hangt af van waar het knelt. Gebruik je AFAS vooral voor de boekhouding, dan is een los boekhoudpakket of een branchepakket vaak genoeg. Doet AFAS zijn werk, maar typ je gegevens over? Dan los je dat op met een koppeling. Past het werk op de vloer niet in AFAS, dan komt er een eigen applicatie naast. En heb je veel personeel en gebruik je AFAS breed, dan is AFAS houden vaak de verstandigste keus.
Is AFAS niet gewoon completer dan maatwerk?
In de breedte wel. AFAS heeft onderdelen voor bijna elke afdeling, van salaris tot projecten. De vraag is welk deel jij gebruikt. Een eigen applicatie doet minder dingen, maar wel precies wat jouw werk vraagt, met schermen die over jouw werk gaan. Daarom kan het ook allebei: AFAS voor de breedte, een eigen applicatie voor het werk dat er niet in past.
Wat kost een AFAS alternatief op maat?
Dat hangt af van wat er gebouwd moet worden. Een eerste schets en het afspreken zijn gratis: je krijgt eerst de tekening en daarna per fase een prijs die vastligt voor we bouwen. Betalen doe je ook per fase. Een eigen applicatie naast AFAS is meestal kleiner dan een heel pakket vervangen, omdat AFAS de rest blijft doen. Meer over hoe de prijs ontstaat, staat bij kosten van maatwerk software.
Kan mijn data uit AFAS mee naar een nieuw systeem?
Wat je AFAS-beheerder openzet, kunnen we ophalen. AFAS heeft daarvoor een API: een vaste aansluiting waarlangs andere software gegevens kan lezen en terugzetten. Zo kunnen klanten, projecten of medewerkers mee. Welke gegevens nodig zijn en in welke vorm, bepalen we op de tekening. AFAS blijft gewoon draaien terwijl we dat uitzoeken.
Kan een eigen systeem koppelen met mijn boekhouding?
Ja. Staat je boekhouding in AFAS, dan koppelen we via de API van AFAS: medewerkers en projecten komen binnen, uren en facturen gaan terug. Staat hij in Exact Online, dan loopt het via de API van Exact. Lees per pakket hoe het werkt: Exact Online-koppeling voor Exact en AFAS-koppeling voor AFAS.
Zit ik bij SwiftBase straks niet net zo vast als bij een suite?
Nee. Een suite is 1 groot pakket voor alle afdelingen. Wat wij bouwen, wordt per betaalde fase van jou, met de rechten op de code van die fase. Code is de tekst waarmee software geschreven wordt. De server kan naar jou over; wie hem daarna beheert, kies jij. En houdt SwiftBase op of gaan we uit elkaar, dan krijg je code, gegevens en uitleg mee, vastgelegd in een overdrachtsovereenkomst. Zo staat het in artikel 19 van onze voorwaarden.
Kunnen jullie ook de salarisadministratie bouwen?
Ja, dat kan. Maar weeg het goed af, want salaris is een vak waar AFAS sterk in is. De regels voor loonbelasting en premies veranderen elk jaar en AFAS werkt het pakket daar zelf op bij. In een eigen systeem betaal jij dat onderhoud alleen. Vaak is het slimmer om salaris in AFAS te laten en het werk eromheen te bouwen. Wil je het toch in eigen hand, dan tekenen we eerst precies wat je salarisadministratie moet doen.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Loopt je eerste jaar AFAS af? Daarna kun je per maand opzeggen. Teken eerst met ons waar het knelt. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag