Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

SwiftBase is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen, met welk doel en op welke manier.

Heb je vragen over deze verklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die we nodig hebben om onze dienstverlening uit te voeren. Afhankelijk van het contact met ons kan het gaan om:

• Contact- en bedrijfsgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer die je achterlaat via een contactformulier op onze website of die je ons toestuurt.
• Inhoud van jouw bericht: informatie die je ons geeft over jouw bedrijfsproces, vraag of aanvraag, bijvoorbeeld als je een eerste schets aanvraagt.
• Gegevens uit onze samenwerking: als je klant wordt, de gegevens die nodig zijn om een opdracht uit te voeren, te factureren en contact te onderhouden.
• Technische gegevens: beperkte gegevens die automatisch worden vastgelegd wanneer je onze website bezoekt, zoals je IP-adres, browsertype en de pagina's die je bekijkt. Open je een betaallink op portal.swiftbase.nl, dan legt onze server je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina vast in een logbestand. De code uit de betaallink halen we daaruit weg.

We vragen je nooit om bijzondere persoonsgegevens en verzamelen die ook niet bewust. Verstrek ze daarom niet ongevraagd via onze formulieren.

Automatisch betalen

Kies je ervoor om facturen van SwiftBase automatisch te laten afschrijven, dan geef je ons een machtiging. Een machtiging is je toestemming om het bedrag van een factuur van je rekening af te schrijven. Daarvoor bewaren we:

• de naam van de rekeninghouder;
• de laatste 4 cijfers van het rekeningnummer;
• de datum van de machtiging en de kenmerken van de machtiging en de betaling bij Mollie;
• wanneer via welke betaallink akkoord is gegeven en op welke versie van de machtigingstekst.

Je volledige rekeningnummer bewaren we niet. Dat blijft bij Mollie. Bij je akkoord leggen we geen IP-adres vast.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen en altijd op basis van een wettelijke grondslag uit de AVG:

We gebruiken de gegevens van je machtiging om facturen af te schrijven, om je vooraf te laten weten wanneer we dat doen en om bij een terugboeking te kunnen aantonen dat er een machtiging was. Zolang automatisch betalen loopt, is de grondslag de uitvoering van onze overeenkomst. Daarna is het ons gerechtvaardigd belang om de machtiging te kunnen aantonen. Serverlogs gebruiken we om onze systemen te beveiligen en storingen op te sporen. Ook dat is ons gerechtvaardigd belang.

We gebruiken jouw gegevens niet voor andere doelen dan hierboven beschreven, tenzij we daar vooraf jouw toestemming voor vragen.

4. Cookies en website-analyse

Onze website maakt gebruik van functionele cookies en technieken die nodig zijn om de site goed te laten werken, bijvoorbeeld om je formulier te kunnen verzenden of om op een deel van onze pagina's je voorkeur voor de licht- of donkermodus te onthouden.

Om spam via ons contactformulier tegen te gaan gebruiken we Cloudflare Turnstile. Die controle wordt op de meeste pagina's pas geladen als het formulier in beeld komt of als je het gaat invullen. Ze verwerkt daarvoor technische gegevens zoals je IP-adres en browserkenmerken. Dit gebeurt alleen op de pagina's met een formulier en is nodig om het formulier veilig te kunnen aanbieden (gerechtvaardigd belang).

Daarnaast kunnen we beperkte, geanonimiseerde gegevens gebruiken om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken, zodat we hem kunnen verbeteren. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen we waar van toepassing eerst je toestemming. Je kunt cookies altijd zelf beheren of verwijderen via de instellingen van je browser.

Onze betaalpagina gebruikt geen cookies. Op de betaalpagina van Mollie gelden de regels van Mollie.

5. Delen met derden

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen onze dienst te leveren en uitsluitend voor zover dat nodig is. Met deze partijen sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst zodat jouw gegevens goed beschermd blijven. Het gaat onder andere om:

• Hostingpartij: TransIP, voor het hosten van onze website en, indien afgesproken, van software die wij voor jou beheren. Het contactformulier op onze website draait op onze eigen server: jouw aanvraag komt rechtstreeks bij ons binnen, zonder externe formulierleverancier.
• E-mail- en kantoorsoftware: Microsoft, waarmee we jouw aanvraag per e-mail ontvangen, met je communiceren en onze administratie voeren.
• Spamcontrole: Cloudflare (Turnstile), dat bij het verzenden van een formulier controleert of de aanvraag van een echte bezoeker komt. Cloudflare ontvangt daarvoor geen inhoud van je bericht, alleen technische gegevens van je browser.
• Betaalpartner: betalingen en machtigingen lopen via onze betaalpartner Mollie (Mollie B.V., Amsterdam). Mollie ontvangt daarvoor de naam van je bedrijf, het bedrag en het factuurnummer. Via je bank ontvangt Mollie ook je naam en rekeningnummer. Mollie is een betaalinstelling met eigen wettelijke plichten en verwerkt deze gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat Mollie zelf verantwoordelijk is voor wat het met die gegevens doet. Hoe Mollie met je gegevens omgaat, lees je op mollie.com/legal/privacy.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen we dat er passende waarborgen gelden, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld:

• Aanvragen en contactberichten die niet tot een samenwerking leiden, bewaren we maximaal tot 2 jaar na het laatste contact.
• Gegevens van klanten bewaren we gedurende de looptijd van de samenwerking en daarna zolang dat redelijk is voor opvolging en garantie.
• Administratieve en fiscale gegevens bewaren we 7 jaar, omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Gegevens van je machtiging bewaren we zolang automatisch betalen loopt. Na het stoppen bewaren we ze nog tot 14 maanden na de laatste afschrijving, zodat we bij een terugboeking kunnen aantonen dat er een machtiging was. Loopt er een geschil over een afschrijving, dan bewaren we ze tot dat geschil is afgerond. Was er nooit een afschrijving, dan verwijderen we ze kort nadat de machtiging is gestopt. Gaf je akkoord maar kwam er geen machtiging, dan verwijderen we dat akkoord na 90 dagen. Betalingen horen bij onze financiële administratie, met de kenmerken van de betaling en de machtiging bij Mollie.
• Serverlogs bewaren we 90 dagen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (https), toegang die beperkt is tot wie het echt nodig heeft en zorgvuldige afspraken met de partijen waarmee we werken. Merk je iets op dat niet klopt of vermoed je een datalek? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten via info@swiftbase.nl.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen.
• Beperking: je mag vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: je mag je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen.
• Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een bericht naar info@swiftbase.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn van vier weken. Om je te kunnen helpen, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

9. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

11. Contact

Heb je vragen, opmerkingen of een verzoek over je privacy? Neem dan gerust contact met ons op.