Koppelen · AFAS
AFAS-koppeling: gegevens 1 keer invoeren, in AFAS en je eigen systeem.
Een AFAS-koppeling zorgt dat AFAS en een ander systeem dezelfde gegevens gebruiken, zodat niemand ze nog overtypt. Bijvoorbeeld uren uit een werkbon-app die vanzelf in AFAS staan, of medewerkers en projecten uit AFAS die in je planning verschijnen.
AFAS heeft daarvoor een officiële ingang voor software. Jouw AFAS-beheerder bepaalt welke gegevens erdoor mogen. SwiftBase heeft eerder koppelingen met AFAS gebouwd. We tekenen eerst welke gegevens heen en weer gaan en welk systeem per gegeven de bron is. Daarna bouwen we de koppeling.
Die eerste schets kost niets. Je ziet erop welke gegevens heen en weer gaan.
Waar het knelt
Waar het overtypen begint.
- MedewerkersKnelpunt 1Dezelfde mensen, twee lijsten.Een nieuwe collega staat in AFAS, maar nog niet in de planning. Wie uit dienst gaat, kan in het andere systeem soms nog gewoon inloggen.
- ProjectenKnelpunt 2Het project heet overal anders.In AFAS heeft een project een nummer, in de planning een naam. Uren en kosten vinden elkaar pas bij de nacalculatie: de som achteraf van wat een project echt kostte.
- UrenKnelpunt 3Urenbriefjes op vrijdag.Iemand typt elke week de uren van papier of uit Excel over in AFAS. Een tikfout en de uren staan op de verkeerde klus.
Herken je 1 van de drie? Dan valt er iets te tekenen. Plan een eerste schets
Wat een koppeling met AFAS doet
Een koppeling is een stuk software tussen twee systemen dat gegevens doorgeeft, zodat je ze maar 1 keer invoert. Bij AFAS gaat het meestal om vier soorten gegevens:
- Medewerkers. Wie in dienst komt of vertrekt, staat eerst in AFAS. De koppeling zet dat door naar je planning of werkbon-app.
- Projecten. Een project krijgt 1 nummer dat in beide systemen hetzelfde is.
- Uren en kosten. Wat op de klus wordt geschreven, komt vanzelf in AFAS, op het goede project.
- Facturen. Verkoopfacturen uit je eigen systeem komen in de financiële administratie van AFAS.
Per gegeven spreken we af welk systeem de bron is: de plek waar het eerst wordt ingevoerd en die gelijk krijgt als de twee verschillen. Voor medewerkers is dat meestal AFAS. Voor uren is het meestal je eigen systeem, want daar gebeurt het werk.
Zo werkt het, in gewone woorden
AFAS Profit, de software van AFAS, heeft een API: een vaste ingang waarlangs andere software gegevens ophaalt en terugzet. Wie wat mag, regelt je beheerder in AFAS zelf.
- AppConnector en token. De beheerder maakt in AFAS een AppConnector aan: een toegangspas voor 1 koppeling. Daarbij hoort een token, een lange code die de koppeling bij elke vraag aan AFAS meestuurt. Een wachtwoord van een medewerker is niet nodig.
- GetConnector: gegevens ophalen. Een GetConnector is een lijst die de beheerder samenstelt, bijvoorbeeld alle medewerkers die in dienst zijn met hun functie. De koppeling leest alleen de lijsten die de beheerder in de AppConnector heeft aangezet.
- UpdateConnector: gegevens terugzetten. Hiermee voegt de koppeling iets toe aan AFAS, past ze iets aan of haalt ze iets weg, zoals een urenregel. Ook hier zet de beheerder aan welke de koppeling mag gebruiken.
- Een seintje of zelf kijken. Vanaf versie 8 van AFAS Profit kan AFAS zelf een seintje sturen als er iets verandert in een dossier of een workflow. Het dossier is de map met documenten en notities bij een medewerker, klant of project; een workflow is een vaste route langs mensen die iets moeten afhandelen. Zo'n seintje zegt alleen dat er iets veranderd is. De koppeling haalt daarna zelf op wat. Bij andere gegevens kijkt de koppeling zelf of er iets nieuw is. Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van de koppeling. Dat zetten we op de tekening.
- Eerst proberen. Naast je gewone omgeving kent AFAS test- en acceptatieomgevingen: aparte omgevingen waarin je kunt proberen zonder je echte administratie te raken. Heb je die, dan draait de koppeling daar eerst.
Wanneer een koppeling zinvol is (en wanneer niet)
Een koppeling loont als dezelfde gegevens vaak in twee systemen nodig zijn en meerdere mensen ze bijhouden. Dan scheelt hij elke week overtypen en de fouten die daarbij horen.
Hij is niet nodig als 1 export per maand genoeg is. Een lijst uit AFAS halen en in je planning zetten, gaat dan sneller dan een koppeling bouwen.
Kijk ook eerst of er al een kant-en-klare koppeling is. Op partner.afas.nl staan koppelingen die andere leveranciers met AFAS hebben gemaakt. Je ziet daar ook of AFAS ze heeft gecertificeerd. Heeft de software die je naast AFAS gebruikt er al 1, dan is dat meestal de snelste weg. Een eigen koppeling is nodig als die er niet is, of als je naast AFAS een eigen applicatie hebt of laat maken.
Wat jouw AFAS-beheerder regelt
De AFAS-beheerder is de collega of adviseur die AFAS inricht en de rechten uitdeelt. Voor een koppeling doet die drie dingen:
- Een AppConnector met token aanmaken.
- De GetConnectoren en UpdateConnectoren aanzetten die de koppeling nodig heeft. Niet meer dan dat.
- Een test- of acceptatieomgeving klaarzetten, als jullie die hebben.
Je AFAS-wachtwoord hoeven wij niet te weten. De licentie van AFAS blijft op jullie naam. Wil je de toegang stoppen, dan blokkeert de beheerder de AppConnector. Wat we van de beheerder nodig hebben, staat op de tekening. Zo weet hij of zij het ruim van tevoren.
Hoe we een AFAS-koppeling tekenen en bouwen
In de tekening zetten we elk gegeven op een rij: waar het vandaan komt, welke kant het op gaat en wie een melding krijgt als AFAS iets weigert, zoals uren op een project dat al is afgesloten. Klopt die tekening, dan hoort er per fase 1 vaste prijs bij. Pas daarna bouwen we, eerst in de testomgeving van AFAS of met een kopie van je gegevens. Zo gaat eerst tekenen, dan bouwen ook bij een koppeling.
Wat je van ons mag verwachten
Bij een nieuwe koppeling krijg je van ons:
- een tekening van alle gegevens die heen en weer gaan, nog voor de eerste regel code;
- per fase een vaste prijs, die je weet voor we beginnen;
- testen buiten je echte administratie, in een testomgeving van AFAS of met een kopie van je gegevens;
- vooraf een lijstje voor je AFAS-beheerder met de connectoren die aan moeten, zodat hij of zij het ruim van tevoren weet;
- geen onderbreking: je werkt zoals nu tot de koppeling bewezen werkt.
Welke bedrijven al met ons werken, staat bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.
Wat een AFAS-koppeling kost
Hoe meer gegevens heen en weer gaan en hoe meer uitzonderingen erin zitten, hoe meer werk het is. Een lijst medewerkers ophalen is iets anders dan uren terugzetten met controles op project en datum. De tekening en het afspreken kosten je niets. Daarna weet je per fase de vaste prijs en betaal je per fase.
Past AFAS de API aan, dan moet de koppeling soms mee. Of dat onder onderhoud valt, spreken we vooraf af, zoals artikel 18 van onze voorwaarden beschrijft. Wat er verder in de prijs zit, staat in kosten van maatwerk software.
Lees ook
- Lees ookExact Online-koppelingStaat je boekhouding in Exact Online, dan werkt koppelen net iets anders.
Veelgestelde vragen
Wat heb ik nodig om AFAS te koppelen?
Een AFAS-beheerder die een AppConnector met token aanmaakt en de connectoren aanzet die de koppeling nodig heeft. Verder de software aan de andere kant, of de applicatie die we ervoor bouwen. Je AFAS-wachtwoord is niet nodig. Wat er heen en weer gaat, tekenen we samen.
Hoe lang duurt het?
Hoeveel weken het kost, zeggen we vooraf niet. Na de tekening weet je wanneer hij klaar is; alleen medewerkers ophalen is sneller klaar dan uren terugzetten.
Wat als AFAS iets verandert?
AFAS brengt nieuwe versies uit en past soms de API aan. Dan kan de koppeling een aanpassing nodig hebben. Of dat onder onderhoud valt of apart wordt gerekend, spreken we vooraf met je af. Zo weet je het voordat het gebeurt.
Wat kost een AFAS-koppeling?
Dat hangt af van hoeveel gegevensstromen er zijn en hoeveel uitzonderingen erin zitten. Een tekening en een afspraak maken kosten niets. Voor elke fase krijg je daarna een vaste prijs, nog voor het bouwen begint; je betaalt fase voor fase.
Van wie is de koppeling als hij klaar is?
Van jou. Zodra een fase betaald is, krijg je de rechten op de code van die fase. Gaan we ooit uit elkaar, dan krijg je de code en de uitleg mee, vastgelegd in een overdrachtsovereenkomst. Lees het na in de algemene voorwaarden, artikel 19.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Typt iemand bij jullie elke week uren of medewerkers over in AFAS? Teken die stroom met ons. Dan zie je meteen wat een koppeling scheelt. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag