Inschrijvingen via de mail
Teams meldden zich aan via de mail. Elke inschrijving moest daarna met de hand worden verwerkt en bijgehouden, aanmelding voor aanmelding.
← Alle klantcases
Klantverhaal · Amateurvoetbaltoernooi
AFA Cup: van mail, Excel en losse tikkies naar één toernooisysteem.
Cliff Maholtra organiseert de AFA Cup, een amateurvoetbaltoernooi in Alphen aan den Rijn met deelnemers van tientallen nationaliteiten. Inschrijvingen, betalingen en teamgegevens liepen via mail, Excel en losse tikkies. Daardoor raakte het overzicht zoek. SwiftBase bouwde één applicatie, gekoppeld aan de website van het toernooi, waarin dat allemaal samenkomt.
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Ervoor
Mail, Excel en losse tikkies
De editie van juni 2026 telde ongeveer 60 teams op één toernooidag. Achter de schermen draaide de organisatie op drie losse hulpmiddelen die niets van elkaar wisten.
Teamgegevens in Excel
De gegevens van de teams stonden in Excel: los van de inschrijvingen, los van de betalingen. Met tientallen teams en deelnemers van tientallen nationaliteiten groeide die lijst hard.
Betalingen via losse tikkies
Betalingen liepen via losse tikkies: per team een betaalverzoek versturen en daarna zelf bijhouden wat er al binnen was.
Het overzicht raakte zoek
Welke teams waren compleet? Wie had er betaald? Hoeveel plek was er nog? Het antwoord lag verspreid over de mailbox, Excel en losse betaalverzoeken.
De omslag
Één applicatie, gekoppeld aan de website
SwiftBase bouwde voor de AFA Cup één applicatie, gekoppeld aan de website van het toernooi. Inschrijvingen, betalingen en teambeheer komen daarin samen. Een team dat zich inschrijft via afacup.com staat direct in het systeem, met de bijbehorende gegevens en betaling op één plek.
Betalingen lopen via het systeem, dus losse tikkies zijn niet meer nodig. De inschrijving sluit bovendien automatisch zodra het toernooi vol is. Zo ziet Cliff op elk moment welke teams er staan, wat er betaald is en hoeveel plek er nog is.
Dat overzicht komt op tijd, want het toernooi groeit. De editie van juni 2026 telde ongeveer 60 teams op één toernooidag. De volgende editie staat gepland voor 25 en 26 juni 2027, met plek voor 128 teams op Sportpark Zegersloot in Alphen aan den Rijn.
Eerlijk is eerlijk: SwiftBase is bij dit toernooi meer dan de bouwer van de applicatie. We zijn ook naamgevend partner, het toernooi heet voluit de SwiftBase AFA Cup.
Het resultaat
Het hele toernooi, beheerd vanaf één plek
Geen mailbox vol aanmeldingen, geen losse Excel-lijsten, geen tikkies meer. Inschrijvingen, betalingen en teambeheer draaien in één systeem dat aan de website van het toernooi is gekoppeld.
1 plek
voor inschrijvingen, betalingen en teambeheer, gekoppeld aan de website
0 tikkies
betalingen lopen via het systeem, niet meer via losse betaalverzoeken
60 → 128
van ongeveer 60 teams in juni 2026 naar plek voor 128 teams op 25 en 26 juni 2027, op Sportpark Zegersloot
“Dit maakt mij enthousiast! Mijn werk wordt weer mijn hobby.”
Cliff MaholtraOrganisator AFA Cup, over het nieuwe toernooisysteem
Zelf aan de slag
Herken je dit patroon in jouw bedrijf?
Wat hier gebeurde met inschrijvingen, betalingen en teams is hetzelfde patroon als werkbonnen, orders en facturen in een bedrijf: informatie verspreid over mail, Excel en losse lijstjes. Lees hoe een maatwerkapplicatie dat vervangt of wat er komt kijken bij maatwerksoftware laten maken.
Aan de slag
Benieuwd wat één systeem voor jouw bedrijf doet?
Plan een gratis, vrijblijvende kennismaking. We luisteren naar hoe je nu werkt en laten zien hoe zo'n applicatie er voor jouw bedrijf uit kan zien. Je krijgt Kevin of Lucas te spreken, geen salesafdeling.
Plan een gratis kennismaking
GratisLaat jouw gegevens achter, dan plannen we samen een eerste gesprek in. Binnen één werkdag reactie.
Jouw gegevens blijven bij ons. Nooit salesspam.