ERP voor logistiek op maat: van order tot factuur.
Een ERP voor logistiek op maat is 1 systeem voor orders, planning, ritten en facturen: het volgt elke order van de eerste mail tot de factuur. De tekening hieronder toont dat voor een vervoerder met eigen wagens. Het is een voorbeeld, geen klant.
Dezelfde tekening
De tekening in woorden
De bovenste rij laat zien hoe een order nu van mail tot factuur reist, de onderste hoe die route straks loopt. Elk nummer hieronder staat ook in de tekening.
Zo gaat het nu
- Order. Orders komen binnen per mail en telefoon. Soms appt een klant de chauffeur rechtstreeks. Een grote klant zet ze misschien in zijn portaal: een website waar jij zijn ritten ophaalt. Daarna typt iemand alles over op het planbord, het overzicht van welke wagen wanneer welke rit rijdt.
- Planning. Dat planbord is planbord.xlsx op de pc van wie plant. Belt een klant een wijziging door of valt een wagen uit, dan schuift die persoon de ritten om. Wie onderweg is, ziet het niet.
- Rit. De chauffeur rijdt met een uitgeprinte ritlijst: zijn adressen in de volgorde waarin hij ze afgaat. Elke wijziging komt per telefoon, vaak als hij al rijdt.
- Aflevering. Bij het lossen tekent de ontvanger de vrachtbrief of een afleverbon. De vrachtbrief is het document met afzender, ontvanger en lading dat bij beroepsvervoer in de wagen moet liggen. De afleverbon is je bewijs dat alles heel is aangekomen. Die getekende papieren liggen tot het eind van de week in de cabine.
- Factuur. Kantoor maakt de factuur van wat er op de bon staat. Hoe lang de chauffeur bij het laden of lossen stond te wachten, staat er niet op. Die wachttijd komt dus niet op de factuur, ook als je er afspraken over hebt.
Zo gaat het straks
- Order. Elke order komt in 1 orderlijst, hoe hij ook binnenkwam. Hij krijgt een nummer dat meegaat tot op de factuur.
- Planning. Het planbord staat in het systeem. Schuift wie plant een rit om, dan ziet de chauffeur het in de cabine op zijn telefoon.
- Rit. De ritlijst staat op de telefoon van de chauffeur, altijd in de laatste volgorde. Niemand hoeft hem meer te bellen als hij rijdt.
- Aflevering. De ontvanger tekent op de telefoon van de chauffeur, die er een foto van de geloste lading bij maakt. Kantoor heeft de afleverbon zodra de wagen wegrijdt.
- Factuur. De factuur komt uit de order en de afleverbon, met de wachttijd en de toeslagen erbij. Toeslagen zijn bedragen bovenop het tarief, bijvoorbeeld voor brandstof. Daarna gaat de factuur zonder overtypen naar je boekhouding.
Wat grijs blijft: je wagens en chauffeurs, je klanten die blijven mailen, bellen en appen, je boekhoudpakket en de tachograaf met het pakket waarmee je hem uitleest. De tachograaf is het kastje in de wagen dat vastlegt hoe lang de chauffeur rijdt en rust; meer daarover bij de regels.
Het voorbeeld
Een order in 8 stappen
Zo loopt een order bij een vervoerder die met eigen wagens voor vaste en wisselende klanten rijdt. Bij jou kan een stap anders heten, ontbreken of dubbel zijn. Dat zie je pas als we jouw bedrijf tekenen. Doe je ook opslag of orderpicking voor klanten, dan komt daar in jouw tekening een eigen rij bij.
- 1
Order
Een klant wil iets vervoerd hebben: van waar naar waar, hoeveel pallets of kilo en wanneer. Een vaste klant stuurt misschien elke vrijdag de ritten voor volgende week door, een nieuwe klant belt voor morgen. Straks: in de orderlijst zie je meteen welke orders nog geen wagen hebben.
- 2
Planning
Wie plant, koppelt elke order aan een wagen en een chauffeur en zet de adressen op volgorde. Daarbij tellen de venstertijden mee: het tijdvak waarin een adres wil laden of lossen. Straks: past een rit niet in een venstertijd, dan zie je dat op het planbord voordat de wagen vertrekt.
- 3
Laden en vrachtbrief
Bij het laden controleert de chauffeur of de lading klopt met de vrachtbrief. Gaat de rit de grens over, dan is dat een CMR-vrachtbrief: de vrachtbrief volgens het CMR-verdrag over vervoer over de weg. Straks: de vrachtbrief wordt gevuld uit de order, dus adres en gewicht schrijft niemand over.
- 4
Rit
Onderweg verandert er van alles: file, een klant die het een uur later wil, een adres dat dicht is. Elke wijziging moet bij de chauffeur komen zonder dat hij de hele dag gebeld wordt.
- 5
Aflevering
Bij het lossen tekent de ontvanger voor ontvangst. Is er iets mis, zoals een kapotte doos of een pallet te weinig, dan hoort dat op de bon. Die bon en een foto zijn je bewijs bij een claim: een verzoek om schade te vergoeden. Straks: de telefoon legt ook de aankomst- en vertrektijd vast, dus de wachttijd staat vast.
- 6
Palletruil
Veel lading staat op pallets die terug moeten naar de eigenaar. Bij palletruil neemt de chauffeur evenveel lege pallets mee als hij er vol aflevert, of hij schrijft op hoeveel hij er nog tegoed heeft. Straks: per adres tik je in hoeveel pallets er heen en terug gingen en per klant zie je het saldo.
- 7
Afwijkingen en retour
Niet elke stop loopt zoals gepland: niemand op het adres, schade, of een deel van de lading dat terug moet naar de afzender. Zo'n retour is meestal een extra rit, die iemand moet plannen en die je wilt doorberekenen. Straks: de chauffeur kiest op zijn telefoon wat er misging en kantoor ziet het meteen bij de order.
- 8
Factuur
Je rekent per rit, per pallet, per kilo of per kilometer, vaak per klant anders. Daar komen toeslagen bij, zoals een brandstoftoeslag die meebeweegt met de dieselprijs, plus wachttijd als je daar afspraken over hebt. Straks: de tarieven per klant staan in het systeem en de factuur rekent met de tijden van de afleverbon.
Regels
Vrachtbrief en tachograaf: wat de wet vraagt
Een eigen systeem verandert niets aan de regels voor vervoer over de weg. Hieronder staan de regels uit dit voorbeeld, met wat al gold en wat nieuw is.
- De vrachtbrief: wat het is
- Vervoer je goederen voor een ander tegen betaling, beroepsvervoer dus, dan moet er tijdens de rit een vrachtbrief in de wagen liggen. Dat is niet nieuw: het staat in de Wet wegvervoer goederen. Op de vrachtbrief staan onder meer afzender, vervoerder en ontvanger, wat je vervoert en het brutogewicht, dus het gewicht met verpakking. Een pakbon of afleverbon telt niet als vrachtbrief. Politie en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) controleren of de vrachtbrief er is en of hij klopt.Bronnen: ILT: vrachtbrief en Ondernemersplein: vrachtbrief opmaken voor wegvervoer. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- De vrachtbrief: uitzonderingen en de CMR
- Voor een paar soorten binnenlands vervoer hoeft de vrachtbrief niet, bijvoorbeeld met een wagen die hooguit 500 kilo mag laden of bij het vervoer van een inboedel. Rijd je van, naar of door een land dat bij het CMR-verdrag hoort (bijna heel Europa), dan gebruik je een CMR-vrachtbrief.Bronnen: ILT: vrachtbrief en Ondernemersplein: vrachtbrief opmaken voor wegvervoer. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- De digitale vrachtbrief
- Een aanvulling op het CMR-verdrag, het e-CMR-protocol, maakt een digitale vrachtbrief mogelijk: de e-CMR. Voor Nederland geldt dat protocol sinds 5 juni 2011. Of je hem op een rit kunt gebruiken, hangt af van de landen op je route en van de software waarmee je hem opmaakt. Nieuw is de Europese verordening (EU) 2020/1056 over elektronische vrachtinformatie, kortweg eFTI. Vanaf 9 juli 2027 moeten overheden in de EU vrachtinformatie accepteren die een bedrijf digitaal deelt via een eFTI-platform: software die daarvoor door een keurende instantie is goedgekeurd. Die plicht ligt bij de overheid. Jij mag gewoon met een papieren vrachtbrief blijven rijden.Bronnen: Verdragenbank: e-CMR-protocol, partijen en Europese Commissie: eFTI-verordening. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Rij- en rusttijden
- Hoe lang een chauffeur mag rijden, staat in Verordening (EG) 561/2006. Na hooguit 4,5 uur rijden volgt minstens 45 minuten pauze. Per dag rijdt hij hooguit 9 uur, 2 keer per week hooguit 10.Bron: Rijksoverheid: rij- en rusttijden. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- De tachograaf
- De tachograaf legt die tijden vast, ook op de bestuurderskaart: de persoonlijke chipkaart van de chauffeur. Als werkgever lees je de bestuurderskaart minstens elke 28 dagen uit en de tachograaf zelf minstens elke 90 dagen. Die gegevens bewaar je minstens 1 jaar. Dat gold al.Bron: ILT: digitale tachograaf en tachograafkaarten. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Slimme tachograaf in bestelauto's
- Nieuw sinds 1 juli 2026: rijd je internationaal of doe je cabotage (binnenlands vervoer in een ander EU-land) met een bestelauto boven 2.500 kilo, dan moet daar ook een slimme tachograaf in. Die 2.500 kilo is de toegestane maximummassa: wagen en lading samen, met een eventuele aanhanger erbij. Voor die ritten gelden dan ook de rij- en rusttijden.Bron: Ondernemersplein: slimme tachograaf boven 2.500 kg. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Wat je eigen systeem wel en niet doet
- Een eigen systeem regelt de rest van de rit. Het vult de vrachtbrief uit de order, bewaart de getekende versie bij het ordernummer en laat zien welke chauffeur welke rit reed. Welke digitale vrachtbrief bij jouw routes past, bekijken we als we die routes tekenen.
Pakket of maatwerk
Wanneer een kant-en-klaar transportpakket beter is
Er bestaan kant-en-klare ERP-pakketten voor logistiek. Bij vervoerders heten ze vaak TMS, een transportmanagementsysteem. Orders, planning, een app voor de chauffeur en facturen zitten daar standaard in.
Kies eerder een pakket als
- Je werkt zoals het pakket het bedoelt: vaste tarieven, vaste soorten ritten en weinig uitzonderingen.
- Je planning is vooral een rekensom over veel wagens en adressen. Een pakket heeft daar vaak een onderdeel voor dat de routes berekent.
- Je opdrachtgevers vragen dat je aansluit op hun systeem en het pakket dat al kan.
- Niemand tijd heeft om mee te tekenen. Maatwerk vraagt dat wie plant, wie de orders aanneemt en een chauffeur meedenken.
Maatwerk is sterker als je werk niet in een standaardrit past, bijvoorbeeld vervoer met opslag en montage bij de klant. Ook als je nu om een pakket heen werkt met Excel en de telefoon ernaast, of als je wilt beginnen met 1 onderdeel, zoals de afleverbon. Er is ook een middenweg: je houdt je pakket en zet er 1 eigen onderdeel naast dat er gegevens mee uitwisselt, als het pakket dat toelaat.
Werkwijze
Tekenen met kantoor en chauffeur
Waar je begint
Alles tegelijk vervangen is niet nodig. In dit voorbeeld begin je bij de afleverbon op de telefoon: die levert je bewijs, de echte aankomst- en vertrektijden en wat je nodig hebt voor de factuur. Daarna pak je aan wat het meest knelt, de orderlijst of het planbord. Zo'n los onderdeel heet een module: je werkt er al mee terwijl wij de volgende bouwen. Staat je planbord nu in Excel, lees dan ook hoe Excel vervangen in stappen gaat.
We tekenen bij jou op de zaak, met wie de orders aanneemt, wie plant en wie factureert. Er zit altijd minstens 1 chauffeur bij: die weet wat er onderweg gebeurt en nooit op kantoor terechtkomt. Als de tekening klopt, ligt per fase de prijs vast en betaal je fase na fase. Gebouwd wordt er pas na jouw akkoord op de tekening; hoe dat gaat, lees je bij eerst tekenen, dan bouwen.
Wat je van ons mag verwachten
- Een tekening van je orders, ritten, bonnen en facturen, nog voordat we bouwen.
- Een vaste prijs per fase, afgesproken voordat die fase begint.
- Testen met echte orders, ritlijsten en afleverbonnen uit je eigen bedrijf.
- Tot de nieuwe ritlijst klaar is, rijdt je chauffeur gewoon met de oude.
Dit is een voorbeeldtekening, geen verslag van een klant. Wat we tekenden en bouwden voor bedrijven die al met ons werken, lees je bij de voorbeelden van maatwerksoftware.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit mijn tachograaf-administratie?
Dat hoeft niet. De tachograaf, de bestuurderskaarten en het pakket waarmee je ze uitleest en bewaart, blijven zoals ze zijn. Je eigen systeem doet het werk eromheen: orders, ritten, afleverbonnen en facturen. Bij een controle zie je daarin ook welke chauffeur welke rit reed, zonder dat je iets dubbel bijhoudt.
Wat kost een ERP voor een logistiek bedrijf?
Dat hangt af van waar je begint (bijvoorbeeld bij de afleverbon of bij het planbord) en van hoeveel tarieven en uitzonderingen je hebt. Als de tekening er ligt, krijg je per fase een vaste prijs; voor tekenen en afspreken betaal je niets. Meer bij wat maatwerk software kost.
Wij zijn geen groot concern. Is maatwerk dan niet te zwaar voor ons?
Nee, het wordt zo groot als je het maakt: je laat alleen bouwen wat je ritten nodig hebben. Begin met 1 onderdeel en breid pas uit als dat in de praktijk werkt. Past je werk precies in een standaardpakket, dan is dat soms de lichtere keuze; lees wanneer een transportpakket beter is.
Kan het koppelen met onze boekhouding?
Meestal wel; dan gaan de facturen zonder overtypen naar je boekhoudpakket. Voor AFAS en Exact Online bouwden we eerder al een koppeling. Zie ook Exact Online-koppeling en AFAS-koppeling.
Werkt het op de telefoon van onze chauffeurs?
Ja. Meestal bouwen we het als webapplicatie: die open je in de browser van de telefoon, installeren hoeft niet. Een app in de App Store kan ook, maar kost meer tijd. De chauffeur ziet zijn ritlijst, tikt aan bij aankomst en vertrek, laat de ontvanger tekenen en maakt een foto als er iets mis is. Wat er moet gebeuren in een loods zonder bereik, spreken we af in de tekening. Het scherm blijft zo eenvoudig als de rit zelf; meer over zo'n systeem lees je bij maatwerk applicatie.
Hoe lang duurt zo'n traject?
Daar hangt geen vast getal aan: een ritlijst op de telefoon is sneller klaar dan een planbord met venstertijden. Zodra de tekening er ligt, weet je van elk onderdeel wanneer het klaar is. Het eerste onderdeel gebruik je al terwijl het volgende nog gebouwd wordt.
Wat als ons proces verandert?
Dan veranderen we de software mee: een nieuwe klant met een eigen portaal, een extra loods of een ander soort wagens. Wat onderhoud en uitbreidingen kosten, spreken we vooraf met je af. De code wordt per betaalde fase van jou, dus je kunt ook met een andere partij verder; zo staat het in artikel 19 van de algemene voorwaarden.
Kan de klant zelf zien waar zijn zending is?
Als dat bij je werk past, tekenen we het mee. Je klant krijgt dan bijvoorbeeld een link waarop hij ziet of zijn lading is opgehaald en afgeleverd, met de getekende afleverbon erbij. Dat scheelt telefoontjes met de vraag waar de pallets blijven.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Pak voor de eerste schets het planbord van deze week, een paar getekende afleverbonnen en 1 factuur erbij. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag