ERP voor je voedingsbedrijf op maat: van grondstof tot terugroepen.
Een ERP voor je voedingsbedrijf, 1 systeem voor inkoop, voorraad, productie en levering, weet van elke partij welke grondstoffen erin zaten en bij welke klanten hij terechtkwam. Hieronder tekenen we een voedingsproducent, van grondstof tot terugroepen. Het is een voorbeeld, geen klant.
Dezelfde tekening
De tekening in woorden
Bovenaan loopt een partij zoals het nu gaat, in het midden zoals het straks gaat. De onderste rij is voor de dag dat je moet terugroepen. De nummers horen bij de gearceerde vakken in de tekening.
Zo gaat het nu
- Ontvangst. Wie de vrachtwagen lost, schrijft het lotnummer van elke grondstof op een klembord. Een lotnummer is de code waarmee de leverancier zijn partij herkenbaar maakt. Of het klembord ooit in de computer komt, hangt af van wie er die dag is.
- Receptuur. De receptuur, het recept met de hoeveelheid van elke grondstof, staat in recept_v4.xlsx. De nieuwe kruidenmix bevat soja, maar het etiket komt nog uit versie 3. Soja is 1 van de 14 allergenen: stoffen waar mensen heftig op kunnen reageren en die op het etiket moeten opvallen.
- Productie. Welke lotnummers in een partij gingen, staat op een productielijst op papier. Daarop staan ook de metingen uit het HACCP-plan: het plan waarin je vastlegt waar het mis kan gaan en hoe je dat bewaakt. In de natte productieruimte is die lijst na een dag nauwelijks te lezen.
- Etiket en opslag. De houdbaarheidsdatum en de partijcode tikt iemand met de hand in de etiketprinter. De partijcode is de code op de verpakking die laat zien uit welke partij het product komt. Een tikfout ziet niemand, tot iemand die partij zoekt.
- Levering. Op de pakbon, de lijst die met de levering meegaat, staat wat er geleverd is maar niet uit welke partij. Moet je terugroepen, dan zoek je in mappen en mails welke klant wat kreeg.
Zo gaat het straks
- Ontvangst. Bij het lossen leg je op een tablet het lotnummer, de houdbaarheidsdatum en de temperatuur vast. Daarna staat elke grondstof met die gegevens in de voorraad.
- Receptuur. Elk recept heeft 1 geldende versie, met de allergenen per grondstof. Verandert er een grondstof, dan zie je welke recepten en etiketten mee moeten.
- Productie. Je start de partij op de tablet en kiest welke grondstoffen erin gaan. De metingen uit het HACCP-plan vul je op hetzelfde scherm in, bij dezelfde partij.
- Etiket en opslag. Het etiket haalt de partijcode en de houdbaarheidsdatum uit de partij. In de koelcel zie je per partij hoeveel er staat en wat het eerst verloopt.
- Levering. Bij het laden kies je welke partij meegaat en die staat dan op de pakbon. Zo weet het systeem welke klant welke partij kreeg.
- Terugroepen (de onderste rij)
- Kies een partij of het lotnummer van een grondstof en je krijgt 1 lijst: de grondstoffen, de partijen, de klanten die ervan kregen en de hoeveelheden. Dat zijn de gegevens die de NVWA, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, vraagt als je een onveilig product meldt.
- Wat blijft zoals het is
- Je leveranciers, de productielijn met de mensen die erop werken, je HACCP-plan of de hygiënecode van je branche (een gids met regels die de NVWA heeft goedgekeurd) en de koelcel.
Het voorbeeld
Van grondstof tot klant in 8 stappen
Zo loopt het bij een producent die gekoelde producten maakt en verpakt, zoals salades, sauzen of maaltijden, voor winkels, groothandels en horeca. Bij jou zijn het misschien andere stappen of andere namen; daarom maken we voor jou altijd een eigen tekening.
- 1
Ontvangst
Grondstoffen komen binnen met een pakbon en per partij een lotnummer van de leverancier. Je controleert de temperatuur, de houdbaarheid en de verpakking. Straks: lossen, controleren en vastleggen is 1 handeling op de tablet.
- 2
Receptuur
Per product leg je vast welke grondstoffen erin gaan, hoeveel en in welke volgorde je werkt. Daaruit volgen de ingrediëntenlijst en de allergenen op het etiket. Straks: wijzig je een recept, dan krijgt het een nieuwe versie en blijft de oude bewaard bij de partijen die ermee gemaakt zijn.
- 3
Productie en partij
Wie produceert, weegt de grondstoffen af volgens het recept en maakt het product. Een partij is alles wat je onder vrijwel dezelfde omstandigheden maakt of verpakt en krijgt een eigen code. Straks: de partij houdt de lotnummers van de grondstoffen bij zich, zodat je later van partij naar grondstof kunt zoeken en andersom.
- 4
Controles tijdens de productie
Je HACCP-plan noemt de kritische controlepunten: stappen waar je een gevaar moet tegenhouden, omdat een latere stap dat niet meer doet. Daar meet je, bijvoorbeeld de temperatuur na het verhitten. Gaat een meting mis, dan noteer je wat je eraan deed. Straks: meting en actie staan bij de partij, met tijd en naam.
- 5
Etiket
Op het etiket staan onder meer de ingrediënten met de allergenen, de houdbaarheid en meestal de partijcode. Straks: het etiket rekent de datum uit vanaf de productiedag en het aantal dagen dat bij het recept hoort.
- 6
Opslag en houdbaarheid
Het eindproduct staat in de koelcel tot het weggaat. Wat het eerst verloopt, gaat het eerst de deur uit; in een magazijn heet dat FEFO, van first expired, first out. Straks: per partij zie je de voorraad en de datum, met wat bijna verloopt bovenaan.
- 7
Levering
Je stelt de bestelling samen, laadt in en geeft een pakbon mee. Voor de tracering, het terugvinden waar een product vandaan kwam en waar het heen ging, telt per levering: welke klant, welk product uit welke partij, welke dag en hoeveel. Straks: de pakbon legt die 4 gegevens vast.
- 8
Terugroepen
Uit de handel nemen betekent dat je een product weghaalt bij de bedrijven die het kregen, zoals winkels en groothandels. Terugroepen gaat verder: dan vraag je ook consumenten het terug te brengen. Straks: de lijst komt uit de pakbonnen met partijcode, dus je zoekt niet meer in mappen en mails.
Regels
Tracering: wat de wet vraagt
Vier regels raken bijna elke voedingsproducent. De meeste gelden al jaren. Wat er op 1 juli 2022 bij kwam, is een vaste termijn: 4 uur.
- Tracering: 1 stap terug, 1 stap vooruit
- Je moet kunnen laten zien van wie je elke grondstof kreeg en aan welke bedrijven je leverde. Dat staat sinds 2005 in artikel 18 van Verordening (EG) 178/2002, de Europese basiswet voor levensmiddelen. Sinds 1 juli 2022 geldt in Nederland een beleidsregel: je moet die gegevens op elk moment binnen 4 uur aan de NVWA kunnen geven. Het gaat minstens om naam en adres van leverancier en afnemer, welk product, de datum van levering en de hoeveelheid. Welke grondstof in welke eigen partij ging, schrijft de Europese basiswet niet voor. Wil je per partij kunnen terugroepen, dan heb je die koppeling wel nodig: zonder die koppeling weet je bij een probleem met 1 grondstof niet welke partijen het raakt.Bronnen: NVWA: meldwijzer onveilige levensmiddelen en Staatscourant 2022, 16878: Beleidsregel nadere invulling Verordening (EG) 178/2002. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Onveilig product: binnen 4 uur melden
- Heb je reden om aan te nemen dat een product dat al de deur uit is niet veilig is? Dan begin je binnen 4 uur met het uit de handel nemen en meld je het bij de NVWA. Dat moet ook als je nog niet alles weet. Blijkt een grondstof bij ontvangst onveilig, dan meld je ook dat. Bij de melding vraagt de NVWA onder meer aan wie je leverde en hoeveel je van de partij maakte, leverde en nog op voorraad hebt. Kan het product al bij consumenten liggen, dan licht je hen in en roep je het zo nodig terug. De plicht om te melden staat sinds 2005 in artikel 19 van dezelfde verordening; de termijn van 4 uur staat in de beleidsregel van 2022.Bronnen: NVWA: instructie melden binnen 4 uur en Ondernemersplein: onveilige levensmiddelen melden. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- HACCP of een hygiënecode
- Elk bedrijf dat met levensmiddelen werkt, moet volgens HACCP werken. HACCP is de afkorting van Hazard Analysis and Critical Control Points: je zoekt waar het in je productie mis kan gaan, je bewaakt die punten en je legt de uitkomst van je controles vast. Gebruik je de hygiënecode van je branche en heeft de NVWA die goedgekeurd, dan voldoe je daarmee aan de plicht. Nieuw is dit niet: het staat sinds 2006 in Verordening (EG) 852/2004.Bron: NVWA: werken volgens HACCP. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Het etiket: allergenen, houdbaarheid en partij
- Op een voorverpakt product laat je de allergenen uit de Europese lijst van 14 opvallen in de ingrediëntenlijst, bijvoorbeeld met vette letters. De houdbaarheid schrijf je voluit. "Te gebruiken tot" staat op zeer bederfelijke producten: na die datum mag je ze niet meer verkopen. Op de rest staat "ten minste houdbaar tot". De afkortingen TGT en THT mogen niet op het etiket. Ook een partijaanduiding hoort erop, behalve als de houdbaarheidsdatum minstens de dag en de maand noemt, in die volgorde. De regels voor allergenen en houdbaarheid gelden in deze vorm sinds 13 december 2014 (Verordening (EU) 1169/2011); de partijaanduiding was al eerder verplicht.Bronnen: NVWA: allergenen op het etiket, NVWA: houdbaarheidsdatum en Richtlijn 2011/91/EU over de partijaanduiding. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Wat een eigen systeem wel en niet doet
- Een eigen systeem levert je geen certificaat op. Dat geldt voor HACCP en ook voor een keurmerk voor voedselveiligheid zoals BRCGS of IFS Food. Of je voldoet, hangt af van je HACCP-plan, je registraties en het oordeel van de NVWA of van je auditor, de keurder die je bedrijf voor zo'n keurmerk controleert. Wel zorgt het dat die registraties ontstaan terwijl het werk gebeurt, bij de goede partij. Dan is tracering een bijvangst van het gewone werk en geen zoektocht achteraf.
Pakket of maatwerk
Soms is een standaardpakket de betere keuze
Er bestaan ERP-pakketten voor de voedingsindustrie. Partijen, recepturen, allergenen en houdbaarheid zitten daar meestal standaard in.
Kies eerder een pakket als
- Je producten en je manier van werken lijken op die van veel andere producenten, met vaste recepten, vaste verpakkingen en weinig uitzonderingen.
- Je wilt boekhouding, salarissen en productie in 1 keer vervangen en er is iemand die het pakket instelt en onderhoudt.
- Je kunt niemand missen om aan de tekening mee te werken. Maatwerk vraagt dat wie produceert, wie de kwaliteit bijhoudt en wie de orders aanneemt, meedenkt.
Maatwerk ligt meer voor de hand als je werk afwijkt van wat een pakket verwacht: veel kleine partijen, recepten die je voor 1 klant maakt, of restjes die terug de productie in gaan. Dat geldt ook als je nu een pakket hebt met papieren lijsten ernaast, of als je met 1 onderdeel wilt beginnen. Het kan ook samen: het pakket blijft en wij bouwen alleen het stuk dat het pakket niet goed doet, met een koppeling ertussen, als het pakket dat toelaat.
Werkwijze
Zo tekenen we jouw productie
Waar je begint
Je hoeft niet alles in 1 keer te vervangen. In dit voorbeeld begin je bij de partij: het lotnummer bij de ontvangst, de partij in de productie en de partijcode op de pakbon. Met die 3 heb je de lijst voor een terugroepactie al. Receptuur en etiket volgen daarna. Elk onderdeel noemen we een module; de eerste gebruik je al terwijl de volgende nog in de maak is. Staan je recepten en lijsten nu in Excel, lees dan ook hoe je Excel vervangen kunt zonder dat de productie stilvalt.
We tekenen bij de laaddeur, in de productieruimte en bij de koelcel, met wie ontvangt, wie produceert, wie de kwaliteit bijhoudt en wie de orders aanneemt. In een klein bedrijf zijn dat soms maar 2 mensen. Daarna hoor je per fase een vaste prijs, die je ook fase voor fase betaalt. Pas na jouw akkoord op de tekening gaan we bouwen; hoe dat in de praktijk gaat, lees je bij eerst tekenen, dan bouwen.
Wat je van ons mag verwachten
- Een tekening van je hele keten, van laaddeur tot pakbon, voordat we iets bouwen.
- Een eigen vaste prijs per fase, die je kent voordat we eraan beginnen.
- Testen met je eigen recepten, partijen en klanten.
- Klembord en lijsten blijven bij je liggen tot de nieuwe module ze overbodig maakt.
- Na het tekenen staat het vast: de tekening is van jou en de code wordt van jou per betaalde fase, zoals artikel 19 over eigendom zegt.
Dit bedrijf bestaat niet: we tekenden het als voorbeeld. Bij wie we al bouwden en hoe dat ging, lees je in de voorbeelden van maatwerksoftware.
Lees ook
Andere voorbeeldtekeningen
Werk je in een andere branche, dan past 1 van deze misschien beter; ze horen bij ERP op maat.
Veelgestelde vragen
Voldoe ik met dit systeem aan de traceringseis?
Dat hangt af van wat je vastlegt, niet van de software alleen. De wet vraagt dat je op elk moment binnen 4 uur kunt laten zien van wie je iets kreeg en aan wie je het leverde; zie wat de wet vraagt. Een eigen systeem legt die gegevens vast terwijl het werk gebeurt: bij de ontvangst, bij de partij en op de pakbon. Of dat voor jouw bedrijf genoeg is, bepaal je met je HACCP-plan en je kwaliteitssysteem; de NVWA controleert het.
Kan het systeem batches en tracering aan?
Ja, daar draait dit voorbeeld om. Batch is het Engelse woord voor partij. Elke partij krijgt een code, met daaraan de lotnummers van de grondstoffen en de leveringen aan klanten. Zo zoek je 2 kanten op: van een grondstof naar alle partijen waarin hij zit, of van een partij naar alle klanten. Splits je een partij of gaan restjes terug in een nieuwe partij, dan tekenen we ook dat mee.
Wat moet er gebeuren als we moeten terugroepen?
Wat de wet vraagt, staat bij de regels. In dit voorbeeld kies je de partij of het lotnummer en heb je de lijst voor de NVWA meteen. Beslissen en melden doe je zelf, met de meldwijzer van de NVWA.
Werkt registratie ook in de productieruimte of koeling?
Ja. Je registreert op een tablet, een telefoon of een vast scherm aan de muur in plaats van op papier dat nat wordt. Welk apparaat het wordt, kiezen we tijdens het tekenen met de mensen die ermee werken. Werk je met handschoenen, dan helpen scannen en grote knoppen. Een koppeling met je weegschaal of met de temperatuurmeters in de koelcel bekijken we ook tijdens het tekenen.
Waarom past een groot voedings-ERP vaak niet bij het MKB?
Niet altijd: soms past een pakket juist goed, lees wanneer een standaardpakket de betere keuze is. Een groot pakket is gebouwd voor veel bedrijven tegelijk. Je krijgt onderdelen die je niet gebruikt en je werk moet passen in de volgorde die het pakket kent. Maatwerk bevat alleen wat in je tekening staat.
Wat kost software op maat voor een voedingsbedrijf?
Dat hangt af van het onderdeel waarmee je begint en van het aantal recepten, partijen en uitzonderingen. Na de tekening ligt de prijs per fase vast en betaal je ook per fase. Tekenen en afspreken kosten niets. Hoe die prijs ontstaat, lees je bij wat maatwerk software kost.
Moeten we alles in 1 keer vervangen?
Nee. Je begint met 1 module, bijvoorbeeld de partijregistratie. Je papieren lijsten blijven tot die module het werk overneemt; daarna kies je wat volgt.
Hoe start ik?
Met een eerste schets van je productie. Wat je klaarlegt en hoe het gaat, staat in het contactblok hieronder.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Leg voor de eerste schets een productielijst, een etiket en een pakbon van dezelfde partij klaar. Daaraan zien we hoe het nu echt loopt. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag