ERP voor productiebedrijven op maat: van order tot nacalculatie.
Een ERP voor productiebedrijven op maat is software voor orders, materiaal, planning, uren en facturen in 1 systeem, die elke order van aanvraag tot nacalculatie volgt. De tekening hieronder toont dat voor een maakbedrijf dat op order produceert. Het is een voorbeeld, geen klant.
Dezelfde tekening
De tekening in woorden
De tekening heeft 2 rijen: boven hoe een order nu door het bedrijf gaat, onder hoe dat straks gaat. De nummers zijn dezelfde als in de tekening.
Waar het nu knelt
- Aanvraag. Wie calculeert, heeft een eigen calculatie.xlsx en haalt de bewerkingstijden uit het hoofd. Van 1 offerte bestaan 3 versies en niemand weet zeker welke de klant heeft.
- Werkvoorbereiding. Bij de zaag ligt revisie B van de tekening, op kantoor is het al revisie C. Een revisie is een nieuwe versie van de tekening. De stuklijst, alle onderdelen en materialen die erin gaan, wordt met de hand overgetypt op de werkbon: het papier waarmee de werkplaats aan de slag gaat. Welke levertijd haalbaar is, schat de planner op gevoel.
- Werkplaats. Uren gaan op een briefje en worden op vrijdag uit het hoofd ingevuld. Op welke order ze horen, is dan een gok.
- Afleveren. Pakbon, meetrapport (de gemeten maten op papier) en dossier zitten in losse mappen op de netwerkschijf. Meerwerk, werk dat de klant er tijdens de order bij vraagt, is nergens opgeschreven, dus het komt niet op de factuur.
- Nacalculatie. De echte uren naast de calculatie leggen gebeurt als er tijd is. Die tijd is er bijna nooit.
Hoe het straks loopt
- Aanvraag. De calculatie rekent met vaste bewerkingen en hun tijden. Gaat de klant akkoord, dan wordt de calculatie de order, zonder overtypen.
- Werkvoorbereiding. Elke order heeft 1 nummer met de stuklijst, de bewerkingen en alleen de laatste revisie. Op de planning per machine zie je wanneer de order past, dus je noemt een levertijd die je haalt.
- Werkplaats. Bij de machine hangt een tablet: daarop zet je je bewerking aan en weer uit. De uren staan meteen bij de goede order. Werk dat bij de coater ligt, het bedrijf dat poedercoat (een beschermlaag aanbrengt), heeft een status, zodat je ziet of het al terug is.
- Afleveren. Pakbon en dossier komen uit de order. Meerwerk dat op de vloer is vastgelegd, staat vanzelf op de factuur en die gaat door naar je boekhouding.
- Nacalculatie. Per order zie je de echte uren en het materiaal naast de calculatie. Wat afwijkt, gaat terug naar wie calculeert.
Wat grijs blijft: de tekening van de klant, je machines en vakmensen, de coater aan wie je werk uitbesteedt en je boekhoudpakket.
Het voorbeeld
Van aanvraag tot nacalculatie: de stappen in het voorbeeld
Zo loopt een order in een maakbedrijf dat werkt op tekening van de klant, per stuk (enkelstuks) of in kleine series. Niet elk bedrijf zet al deze stappen en sommige zetten er meer. Daarom begint jouw versie altijd met een eigen tekening.
- 1
Aanvraag en voorcalculatie
De klant stuurt een tekening en jij rekent uit wat de order kost: materiaal en bewerkingen (zagen, lassen of plaat buigen), elk met een tijd en een uurtarief. Die som heet voorcalculatie en wordt de offerte. Straks: de calculatie rekent met vaste tijden per bewerking.
- 2
Order en levertijd
Gaat de klant akkoord, dan wil hij weten wanneer het klaar is. Of die datum haalbaar is, hangt af van wat er al ligt en hoe snel het materiaal binnen is.
- 3
Werkvoorbereiding
Je maakt de order klaar voor de vloer: de productietekening met de goede revisie, de stuklijst en de bewerkingen op volgorde. Samen is dat de werkbon of productieorder. Straks: die komt uit de order en toont alleen de laatste revisie.
- 4
Inkoop en uitbesteding
Materiaal komt uit voorraad of wordt besteld. Vraagt de klant erom, dan bewaar je het certificaat van de leverancier: een document met de samenstelling en sterkte van die partij. Uitbesteed werk moet op tijd terug zijn. Straks: werk bij de coater heeft een status.
- 5
Planning
Je bepaalt welke order wanneer op welke machine of werkplek komt. Een spoedorder, een zieke lasser of een machine die stilstaat, schuift alles erachter op. Straks: de planning per machine laat zien wanneer een order past.
- 6
Productie
Per bewerking tel je de uren en het materiaal dat echt op is gegaan. Afwijkingen en meerwerk horen bij dezelfde order. Straks: je zet op de tablet je bewerking aan en uit en de uren staan meteen bij de goede order.
- 7
Controle, aflevering en factuur
Na de eindcontrole volgt soms een meetrapport en altijd een pakbon. Bouw je machines, dan horen er ook een technisch dossier en een conformiteitsverklaring bij; meer daarover bij de regels hieronder. Straks: pakbon en dossier komen uit de order en de factuur bevat het meerwerk.
- 8
Nacalculatie
Je legt de werkelijke uren en het materiaal naast de voorcalculatie. Zat je ernaast, dan zie je bij welke bewerking. Straks: je ziet dat per order vanzelf en de volgende calculatie wordt scherper.
Regels
Wat de regels vragen
Twee regels raken veel maakbedrijven. Welke voor jou gelden, hangt af van wat je maakt.
- Bouw je machines: de Machineverordening
- Vanaf 20 januari 2027 geldt de Machineverordening (EU) 2023/1230. De verordening vervangt de Machinerichtlijn, die tot die datum nog geldt.Bron: Verordening (EU) 2023/1230 op EUR-Lex. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Bouw je machines: dossier en CE-markering
- Voor elke machine die je op de markt brengt, stel je een technisch dossier op: ontwerp, risicobeoordeling, berekeningen, testverslagen en gebruiksaanwijzing bij elkaar. Dat gold onder de Machinerichtlijn ook al. In een EU-conformiteitsverklaring verklaar je dat de machine aan de eisen voldoet. Daarna komt de CE-markering erop: het teken dat dat voor iedereen zichtbaar maakt. Bouw je op order, dan heeft elke machine een eigen dossier. Dat dossier en de conformiteitsverklaring bewaar je minstens 10 jaar nadat de machine op de markt kwam. De toezichthouder kan ze opvragen.Bronnen: Ondernemersplein: technisch dossier en Verordening (EU) 2023/1230 op EUR-Lex. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Maak je constructies van staal of aluminium: EN 1090
- Dragende onderdelen van staal of aluminium voor gebouwen en andere bouwwerken mag je sinds 1 juli 2014 alleen met CE-markering leveren. Hoe je daar komt, staat in de norm NEN-EN 1090-1. Je legt vast hoe je produceert en controleert. Dat heet fabrieksproductiebeheersing, in het Engels factory production control of kortweg FPC. Een aangemelde keuringsinstantie, een keurder die de overheid daarvoor heeft aangewezen, toetst dat systeem. Keurt die het goed, dan stel je een prestatieverklaring op (een document waarin staat wat je product kan) en mag de CE-markering erop.Bronnen: NEN: NEN-EN 1090-1, Bouwen met Staal: CE en FPC en Kiwa: EN 1090-1-certificaat. Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
- Wat software hierin doet
- Of je voldoet, bepalen de regels, je kwaliteitssysteem en je keurder. Een certificaat krijg je niet van software. Wat een eigen systeem wel doet: het dossier, de materiaalcertificaten, de meetrapporten en de foto's aan het ordernummer hangen terwijl het werk loopt. Dan hoeft niemand ze achteraf uit mappen te vissen.
Pakket of maatwerk
Wanneer een branchepakket beter past
Er bestaan ERP-pakketten speciaal voor de maakindustrie. Calculatie, stuklijsten, planning en nacalculatie zitten daar standaard in.
Kies eerder een pakket als
- Je werkt op de manier waar zo'n pakket van uitgaat: vaste producten, vaste routings (de vaste volgorde van bewerkingen per product) en weinig uitzonderingen.
- Je maakt veel series met stuklijsten van meerdere lagen. Een pakket rekent dan uit wat je wanneer moet bestellen. Dat heet MRP, materiaalbehoefteplanning.
- Je wilt in 1 keer alles vervangen, ook de boekhouding en de personeelsadministratie. Dan heb je wel iemand nodig die het pakket inricht en bijhoudt.
- Je hebt geen tijd om mee te tekenen. Maatwerk vraagt dat de mensen die calculeren, voorbereiden en plannen meedenken over hoe het moet lopen.
Maatwerk past beter als je manier van werken juist je kracht is, als de vloer nu om een pakket heen werkt met Excel ernaast, of als je klein wilt beginnen met 1 onderdeel. Een tussenweg kan ook: je pakket houden en er 1 eigen onderdeel naast bouwen dat gekoppeld is aan wat je al hebt, als het pakket dat toelaat.
Werkwijze
Hoe we jouw versie tekenen
Waar je begint
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen. In dit voorbeeld begin je met de uren per bewerking: zonder echte uren is er geen nacalculatie. Zonder nacalculatie blijft elke calculatie een gok. Daarna volgt wat het meest knelt, bijvoorbeeld de calculatie of de planning. Elk onderdeel is een module: een stuk van het systeem dat je al gebruikt terwijl wij aan het volgende werken. Rekent je calculator nu in Excel, lees dan ook hoe Excel vervangen stap voor stap gaat.
We tekenen in je werkplaats, met de mensen die calculeren, voorbereiden en plannen, plus iemand van de vloer. In een kleine werkplaats zijn dat vaak 2 of 3 mensen. Ieder van hen ziet een ander stuk van dezelfde order. Daarna krijg je per fase een vaste prijs en betaal je per fase. Bouwen begint pas als jij de tekening goedkeurt. Hoe dat in zijn werk gaat, zie je bij eerst tekenen, dan bouwen.
Wat je van ons mag verwachten
- Een tekening van je hele orderstroom, van aanvraag tot nacalculatie, voordat er iets gebouwd wordt.
- Per fase een prijs die vooraf vastligt.
- Testen met je eigen orders, uren en tekeningen.
- Je huidige lijsten en pakketten blijven werken tot het nieuwe onderdeel het overneemt.
Deze pagina is een voorbeeld, geen klantverhaal. Hoe de werkwijze uitpakt bij bedrijven die al met ons werken, staat bij onze voorbeelden van maatwerksoftware.
- VoorbeeldtekeningERP voor voedingsbedrijvenOok produceren, maar van grondstof tot terugroepen, per partij.
Veelgestelde vragen
Kan ik per machine of order een technisch dossier bijhouden?
Ja. Tekeningen, berekeningen, keuringen, foto's en de gebruikte onderdelen hangen aan het order- of machinenummer. Zo groeit het dossier mee terwijl je bouwt en hoeft niemand het na de aflevering bij elkaar te zoeken. Wat erin moet, bepalen de regels voor je product en je eigen kwaliteitssysteem. Het systeem zorgt dat alles bij de goede machine staat.
Wat kost een ERP voor een productiebedrijf?
Dat hangt vooral af van het onderdeel waarmee je begint en van hoeveel bewerkingen en uitzonderingen je werkplaats kent. Een bedrag noemen we pas als de tekening er ligt. Daarna krijg je per fase een vaste prijs. Waar die prijs van afhangt, lees je bij wat maatwerk software kost.
Is maatwerk niet te duur voor een MKB-productiebedrijf?
Dat hoeft niet. Wat in de tekening staat, laat je bouwen. Onderdelen die je nooit zou gebruiken betaal je dus niet. Elke fase heeft een vaste prijs en die reken je ook per fase af. Voor de hosting kiezen we TransIP in Nederland; de prijs groeit mee met de grootte van de server. Onderhoud en uitbreidingen leg je vooraf met ons vast. Werkt je bedrijf bijna zoals andere maakbedrijven, dan kan een pakket goedkoper zijn: lees wanneer een branchepakket beter past.
Hoe lang duurt het voordat we ermee kunnen werken?
Een aantal weken voor het geheel geven we niet, want geen werkplaats loopt hetzelfde. Is de tekening af, dan hoor je per module wanneer je hem kunt gebruiken. De eerste module draait al terwijl wij aan de volgende bouwen. Hoe dat loopt, lees je bij eerst tekenen, dan bouwen.
Kan het systeem koppelen met onze boekhouding?
Meestal wel. Je boekhouding blijft waar hij is en krijgt de facturen uit de order, zonder overtypen. Koppelingen met AFAS en Exact Online maakten we eerder al. Meer daarover bij Exact Online-koppeling en AFAS-koppeling.
Moeten we in 1 keer over op het nieuwe systeem?
Nee. Je stapt per module over. Begin bijvoorbeeld met de uren of met de nacalculatie; wat nu werkt, blijft werken tot het nieuwe onderdeel het overneemt. Op ERP op maat staat hoe losse modules samen 1 systeem worden.
Van wie is de software na oplevering?
Jij houdt de tekening en elke fase die helemaal betaald is, brengt de bijbehorende code bij jou. Valt SwiftBase weg of loopt de samenwerking af, dan dragen we alles aan je over met een overdrachtsovereenkomst; lees het na in artikel 19 van de algemene voorwaarden.
Kan het revisies bijhouden en koppelen met ons tekenpakket?
Tekeningen en revisies bijhouden kan. Elke nieuwe revisie hangt aan de order en op de vloer zie je alleen de laatste; de oude blijven bewaard als je moet terugkijken. Een koppeling met je tekenpakket (CAD, de software waarin je tekeningen maakt) nemen we mee tijdens het tekenen: welk pakket, welke gegevens en of het de moeite loont.
Werkt dit voor enkelstuks en voor series?
Ja, maar ze lopen anders. Bij enkelstuks draait alles om de calculatie per aanvraag. Bij series liggen stuklijsten en de volgorde van bewerkingen vast. Dan gaat het meer om voorraad en planning. Doe je allebei, dan tekenen we allebei de routes.
Klaar met de touwtjes?
Vertel ons waar het misgaat.
Leg voor de eerste schets een calculatie, een werkbon en een urenbriefje klaar: daarmee tekenen we hoe een order bij jou echt loopt. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas en spreken we een moment af, bij jou op de zaak of via een videogesprek. Dan luisteren we hoe je nu werkt en tekenen we samen de eerste versie van je proces. Die eerste schets is gratis en blijft van jou, ook als je niet met ons verder gaat. Ga je wel verder, dan wordt ook de code van jou.
Bedankt voor je bericht.
Je bericht is aangekomen. Binnen 1 werkdag hoor je van Kevin of Lucas om een moment voor de eerste schets af te spreken.
Wie je spreektKevin Bölte of Lucas Meester, de oprichters van SwiftBase. Zij tekenen je proces en bouwen ook de software, zonder verkoper ertussen. SwiftBase op LinkedIn
Liever eerst even bellen of mailen? Dat kan ook.
- Bellen of appen
- +31 6 28445207
- info@swiftbase.nl
- Reactie
- Binnen 1 werkdag